SEJARAH OTOMATISASI KANTOR

SEJARAH OTOMATISASI KANTOR

Asal mula otomatisasi kantor dapat ditelusuri kembali ke awal 1960-an,ketika IBM menciptakan istilah word processing untuk menjelaskan kegiatan divisi mesin tik listriknya.Istilah tersebut mengungkapkan konsep bahwa kegiatan kantor berpusat pada pengolahan kata-kata.Maksudnya utntuk menarik perhatian yang sama seperti produk-produkkantor yang telah dijalankan pada komputer dan pengolahan data.

Bukti nyata pertama dari konsep baru ini datang tahun 1964,ketika IBM mulai memasarkan mesin yang disebut MT/ST.MT/ST merupakan singkatan dari Magnetic Tape/Selectric Typewriter.Selectric merupakan mesin tik IBM yang menampilkan elemen pentikan berbentuk bola yang berputar.MT/ST merupakan mesin tik selectric yang ditempeli unit pita magnetik.Saat sekretaris mentik suatu huruf,informasi itu disimpan pada pita.Huruf tersebut kemudian dapat ditik berulang kali dari pita.Juru tik hanya mentik nama dan alamat penerima surat.Surat tersebut tampak seperti ditik asli.

KEUNTUNGAN APABILA KANTOR DIDUKUNG DENGAN SISTEM KOMPUTERISASI

Keuntungan-keuntungan apabila kantor didukung dengan sistem komputerisasi adalah kecepatan, kecermatan, keterkinian komonikasi dan pemrosesan data.

KELEMAHAN KANTOR MENGGUNAKAN SISTEM KOMPUTERISASI

-Kerusakan salah satu alat sebagai salah satu komponen, atau kesalahan yang terjadi pada salah satu sub sistem akan mengganggu sistem secara keseluruhan.

-Kesalahan dalam hal mengambil file induk untuk memasukkan data untuk disimpan, akan menyulitkan penemuannya kembali pada saat diperlukan, lebih-lebih data tersebut diperlukan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan oleh pimpinan  akibatnya bila belum juga ditemukan akan menjadikan keputusan yang diambil menjadi tidak sempurna, dan dapat dibayangkan dampaknya mudah diperkirakan.

-Terinfeksinya file-file penting oleh virus-virus akan sangat berpengaruh besar bagi proses pengambilan keputusan.

-Semakin modern suatu kantor, sifat dan cakupan kegiatannya semakin menggelobal. Sehubungan dengan itu, semakin modern suatu kantor semakin banyak informasi yang dapat diakses, semakin besar pula peluang yang dapat dimanfaatkan untuk kepentingan organisasi atau instansinya. Akan tetapi sebaliknya, dari keuntungan tersebut di atas kantor modern perlu mewaspadai berbagai kemungkinan pengaruh negatif global yang bisa mengacaukan kegiatannya dalam pengelolaan  informasi.  Kita masih ingat korban virus yang terjadi pada pertenegahan Juli 2001 yang mengakibatkan korban  250.000 sistem di Amerika Serikat yang hanya dalam waktu 9 Jam.

JENIS-JENIS APLIKASI OTOMATISASI KANTOR

Berikut ini aplikasi otomatisasi kantor :

1. Word Processing

Merupakan penggunaan suatu peralatan electronic yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak.

2. Electronic Mail

Dikenal juga dengan E-mail adalah penggunaan jaringan computer yang memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan menggunakan terminal computer dan peralatan penyimpanan.

3. Voice Mail

Voice mail hamper sama dengan electronic mail. Perbedaannya hanya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya.

4. Electronic Calendaring

Merupakan penggunaan jaringan computer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer.

5. Audio Conferencing

Merupakan penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi. Aplikasi ini tidak memerlukan computer tetapi hanya memerlukan penggunaan fasilitas komunikasi audio dua arah.

6. Video Conferencing

Video conferencing melengkapi signal audio dan signal video. Peralatan televisi digunakan untuk mengirim dan menerima signal audio dan video.

7. Computer Conferencing

Merupakan penggunaan jaringan computer, sehingga member kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi.

8. Facsimile Transmission

Aplikasi ini biasa disebut dengan fax, adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung yang lain.

9. Video Text

Merupakan penggunaan computer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar crt.

10. Image Storage and Retrieval

Aplikasi ini digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah.

11. Desktop Publishing

Merupakan pembuatan output tercetak yang kualitasnya hamper sama dengan yang dihasilkan oleh typesetter.

PENGARUH POSOTIF DARI OTOMISASI KANTOR

·      Mendorong untuk belajar keterampilan baru

·      Pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dapat dialihkan ke mesin-mesin

·      Lebih mudah dan cepat dalam memperbaiki kesalahan-kesalahan

·      Bertambahnya kesempatan dalam bidang pemeliharaan peralatan, teknologi/elektronik, programmer dan rekayasa software

·      Kesempatan untuk memperpendek dari kerja setiap minggu

·      Lebih sedikit pekerjaan