Alur dan Proses Pembayaran Uang Tunai Melalui Kas

Alur dan Proses Pembayaran Uang Tunai Melalui Kas

A. Prosedur pengeluaran kas:

Bagian Supplier membuat faktur rangkap 2. Lembar 1 dikirimkan ke Bagian Pembayaran, dan lembar 2 disimpan sebagai arsip.

Bagian Pembayaran menerima Faktur lembar 1 dari Supplier. Berdasarkan faktur tersebut, Bagian Pembayaran membuat Surat Permintaan Pengeluaran Kas (SPPK) rangkap 2. Lembar 1 dikirimkan ke Manajer dan lembar 2 disimpan sebagai arsip.

Manajer menerima SPPK lembar 1. Berdasarkan SPPK lembar 1 tersebut, Manajer akan menyetujui SPPK tersebut, dan mengirimkan SPPK yang telah disetujui kepada Bagian Pemegang Kas.

Bagian Pemegang Kas menerima SPPK yang telah disetujui. Berdasarkan SPPK yang telah disetujui tersebut, Bagian Pemegang Kas membuat Bukti Kas Keluar (BKK) rangkap 3. Lembar 1 beserta uang dikirimkan ke Bagian Pembayaran, lembar 2 dikirimkan ke Bagian Akuntansi dan lembar 3 disimpan sebagai arsip.

Bagian Pembayaran menerima BKK Lembar 1 beserta uang, selanjutnya Bagian Pembayaran melakukan pembayaran kepada Supplier.

Supplier menerima pembayaran dari Bagian Pembayaran. Berdasarkan pembayaran tersebut, Supplier membuat Surat Pelunasan Pembayaran (SPP) rangkap 2. Lembar 1 dikirimkan ke Bagian Pembayaran dan lembar 2 disimpan sebagai arsip.

Bagian Pembayaran menerima SPP lembar 1, kemudian membuat Laporan Pembayaran (LP) rangkap 2. Lembar 1 dikirimkan ke Bagian Akuntansi dan lembar 2 disimpan sebagai arsip.

Berdasarkan BKK lembar 2 dari Bagian Pemegang Kas dan LP lembar 1 dari Bagian Pembayaran, Bagian Akuntansi membuat Laporan Pengeluaran Kas (LPK) rangkap 2. Lembar 1 dikirimkan ke Manajer dan lembar 2 disimpan sebagai arsip.

 B. Job desc dari masing-masing entitas:

1. Supplier

Membuat faktur rangkap 2

          Lembar 1 : dikirimkan ke Bagian Pembayaran

          Lembar 2 : disimpan sebagai arsip

Menerima data pembayaran (berupa uang cash) dari Bagian Pembayaran

Membuat Surat Pelunasan Pembayaran (SPP) rangkap 2

          Lembar 1 : dikirimkan ke Bagian Pembayaran

          Lembar 2 : disimpan sebagai arsip 2.

2. Bagian Pembayaran

Menerima faktur dari Supplier

Membuat Surat Permintaan Pengeluaran Kas (SPPK) rangkap 2

          Lembar 1 : dikirimkan ke Manajer

          Lembar 2 : disimpan sebagai arsip

Menerima Bukti Kas Keluar (BKK) beserta uang dari Bagian Pemegang Kas

Melakukan pembayaran ke Supplier

Menerima SPP lembar 1 dari Supplier

Membuat Laporan Pembayaran (LP) rangkap 2

           Lembar 1 : dikirimkan ke Bagian Akuntansi

           Lembar 2 : disimpan sebagai arsip

3. Bagian Pemegang Kas

Menerima SPPK yang telah disetujui dari Manajer

Membuat Bukti Kas Keluar (BKK) rangkap 3

           Lembar 1 : dikirimkan ke Bagian Pembayaran beserta uang

           Lembar 2 : dikirimkan ke Bagian Akuntansi

           Lembar 3 : disimpan sebagai arsip

4. Bagian Akuntansi

Menerima BKK lembar 2 dari Bagian Pemegang Kas

Menerima Laporan Pembayaran (LP) lembar 1 dari Bagian Pembayaran

Membuat Laporan Pengeluaran Kas (LPK) rangkap 2

          Lembar 1 : dikirimkan ke Manajer

          Lembar 2 : disimpan sebagai arsip 5.

5. Manajer

Menerima Surat Permintaan Pengeluaran Kas (SPPK) lembar 1

Menyetujui SPPK dan mengirimkan SPPK tersebut ke Bagian Pemegang Kas

Menerima Laporan Pengeluaran Kas (LPK) dari Bagian Akuntansi sebagai pertanggungjawaban.