TEKNIK PRESENTASI

TEKNIK PRESENTASI

A.      Teknik Membuka Presentasi

Pembukaan yang baik akan meningkatkan kepercayaan diri dan sangat berpengaruh terhadap keberlangsungan presentasi. Oleh karena itu, sangat penting untuk melakukannya sesempurna mungkin. Pada saat presentasi jangan membaca saat membuka presentasi, membaca memang bisa membuat lancar, tapi itu bisa menjadi jarak bagi Anda dan audiens. Karena harus membagi perhatian antara catatan dengan audiens, sehingga memungkinkan hilangnya hubungan dengan pendengar Anda. Membaca bisa menyebabkan hilangnya kontak mata dengan audiens dan juga mempengaruhi ekspresi wajah kita.

Pembukaan yang baik bertujuan untuk:

1.      Menarik perhatian

Saat ini banyak sekali pengalih perhatian, ada Blackberry, Tablet, dll. Salah satu tujuan pembukaan yang baik adalah menjauhkan semua pengalih tersebut dan membuat perhatian audiens hanya tertuju kepada Anda.

2.      Memperkenalkan topik dan tujuan presentasi

Mungkin belum semua audiens mengerti dengan topik dan lingkup yang akan dipresentasikan, serta tujuan yang ingin dicapai. Makanya, perlu disampaikan saat pembukaan. Sebutkan manfaat apa saja yang akan mereka dapatkan dari mendengarkan presentasi Anda.

3.      Membangun hubungan dan kepercayaan dengan audiens

Jelaskan siapa Anda dan mengapa Anda layak didengarkan.

B.      Teknik menarik perhatian audiens

Banyak teknik yang dapat digunakan dalam membuka presentasi untuk menarik perhatian audiens, antara lainsebagai berikut:

1.      Gunakan pernyataan atau kutipan

Teknik ini banyak digunakan dan cukup ampuh untuk menarik perhatian.“Tahukah Anda, di Indonesia, 46 orang meninggal setiap jamnya akibat rokok”Contoh pernyataan di atas pasti akan sangat menarik perhatian. Audiens akan terpancing rasa ingin tahunya akan kebenaran pernyataan tersebut. Setelah itu Anda tentu harus dapat menjelaskan dari mana data tersebut, jangan asal menarik perhatian. Dan ingat, pernyataan yang disampaikan saat pembukaan haruslah relevan dengan isi presentasi kita.

2.      Berikan pertanyaan

Memberikan pertanyaan yang tepat tidak hanya akan menarik perhatian, tapi juga mengarahkan fokus audiens pada topik yang akan dibahas. Jika audiensnya sedikit, Anda bisa langsung menanyakan satu per satu jawabannya. Kalau banyak bisa dilakukan dengan mengangkat tangan misalnya.”Siapa lebih rela lari keliling lapangan daripada bicara di depan orang banyak? Ayo angkat tangan”Pertanyaan seperti ini bisa ditanyakan ketika presentasi tentang “public speaking”. Selain menarik perhatian, Anda juga dapat melihat seberapa banyak pendengar Anda yang masih takut berbicara di depan orang banyak.

3.      Ceritakan sebuah kisah

Jika Anda mahir dalam bercerita, Anda bisa juga menceritakan sebuah kisah yang relevan dan tidak panjang untuk menarik perhatian audiens. Anda harus yakin tidak membuat audiens justru merasa bosan dan mengalihkan perhatian mereka akibat cerita yang Anda sampaikan. Pastikan kisahnya menarik, relevan dengan topik, dan Anda cocok menceritakannya.

4.      Gunakan humor atau anekdot

Cara ini juga dapat mencairkan suasana. Namun perlu diingat, jangan berlebihan. Anda mungkin berhasil mencairkan suasana tapi gagal membawa perhatian audiens pada topik yang akan Anda presentasikan. Selain itu, juga harus dipastikan humor atau anekdot Anda tidak pasaran karena efeknya akan berbeda jika humor tersebut sudah pernah didengar audiens sebelumnya.

C.      Teknik Menyusun Struktur Presentasi

Setelah memiliki tujuan dan bahan sudah terkumpul, tugas selanjutnya dalam persiapan presentasi adalah membuat kerangka atau struktur presentasi. Ada banyakteknik menyusun struktur presentasi, tergantung jenis presentasi yang akan dilakukan. Apakah itu presentasi untuk promosi produk, presentasi bisnis, dll. Struktur presentasi yang umum digunakan terdiri dari tiga bagian, yaitu pembuka, isi, dan penutup.

1.      Isi

Isi dari presentasi sudah dipersiapkan akan memudahkan dalam menyusun pembuka dan penutupnya. Dari topik yang ingin disampaikan cobalah untuk menguraikannya dalam beberapa poin utama. Kemudian dari poin-poin itu kembangkan lagi menjadi sub-poin. Jangan lupa untuk memperhitungkan lama atau waktu yang ingin digunakan untuk presentasi, kira-kira berapa menit yang dibutuhkan untuk menyampaikan satu poin utama.

2.      Pembuka

Pembuka sangat penting karena di sinilah kesempatan untuk menarik perhatian audiens tentang apa yang akan disampaikan, membangun kredibilitas Anda sebagai presenter bahwa Anda adalah orang tepat dan patut didengarkan, dan menyampaikan garis-garis besar presentasi.

3.      Penutup

Jika pembuka harus menimbulkan kesan pertama yang menarik, maka penutup harus menimbulkan kesan terakhir yang mendalam sehingga akan diingat terus oleh audiens. Selain kesimpulan tentang presentasi yang telah disampaikan, dapat juga diisi dengan quote, pertanyaan retorik, dll.

D.     Teknik Latihan Presentasi

Salah satu hal penting yang harus dilakukan setelah bahan presentasi tersusun dengan baik adalah latihan presentasi. Ada beberapa manfaat banyak latihan sebelum presentasi sebagai berikut:

1.      Meningkatkan kepercayaan diri.

Pernahkah Anda berada di suatu acara dan tiba-tiba diminta untuk berbicara di depan? Apa yang Anda rasakan salah satunya adalah kurang percaya diri. Berbeda jika kita sudah melakukan persiapan dan latihan sebelumnya.

2.      Menguji kesinambungan poin-poin yang akan dibawakan.

Kita bicara tentu ada maksud, ada pesan yang ingin disampaikan. Dengan berlatih, kita akan dapat merasakan dan menilai apakah penyampaian kita dari satu pesan ke pesan yang lainnya sudah berkesinambungan atau tidak.

3.      Menemukan cara terbaik untuk menyampaikannya.

Dengan banyak latihan, Anda akan menemukan cara paling pas untuk mengutarakan tujuan melakukan presentasi. Baik itu penekanan suara, bahasa tubuh, gestur, bagian mana yang harus diulang, dll.

4.      Memperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk presentasi

Dengan latihan secara keseluruhan, Anda dapat melakukan estimasi berapa waktu yang dibutuhkan untuk melakukan presentasi. Jika Anda dibatasi waktu, misalnya 15 menit atau 30 menit, dengan latihan bisa dilakukan penyesuaian. Jika menggunakan slide, kira-kira berapa slide yang Anda butuhkan untuk jangka waktu tersebut.

E.      Mengenali Audiens Presentasi

Semakin baik kita mengenali audiens presentasi semakin besar kesempatan kita untuk melakukan presentasi efektif yaitu berhasil mencapai tujuan. Apa motivasi mereka datang dan mendengarkan, latar belakang pendidikan mereka, sedalam apa pengetahuan mereka tentang topik yang akan dibicarakan, jabatan atau posisi mereka di perusahaan, dll. Mengenali audiens presentasi dengan baik akan berpengaruh positif terhadap rasa percaya diri kita. Berbeda rasanya melakukan presentasi di hadapan teman-teman kantor dengan di tengah orang-orang yang tidak kita kenal. Oleh karena itu, riset untuk mengenal calon audiens sangat perlu untuk dilakukan.

Sebagai contoh, saya sering melakukan presentasi di hadapan atasan dan rekan kerja tentang eksplorasi minyak. Melakukan riset tentang mereka relatif lebih mudah untuk dilakukan karena saya berinteraksi hampir setiap hari. Saya tahu latar belakang pendidikan, keahlian, lama bekerja, pengetahuan mereka tentang topik presentasi, jabatan mereka di perusahaan, dan motivasi mereka hadir mendengarkan saya. Ini akan sangat membantu saya dalam menyiapkan presentasi agar tujuan saya dan mereka bisa tercapai.

F.       Prinsip Motivasi

Ada beberapa cara agar seseorang termotivasi untuk mendengarkan sesuatu hal, diantaranya dengan menggunakan prinsip 5W1H.

1.      What, apa yang dibicarakan?

2.      Who, siapa yang diajak berbicara?

3.      When, kapan seorang pembicara itu melakukan pembicaraan?

4.      Where, dimana seorang pembicara melakukan pembicaraan?

5.      Why, mengapa ia melakukan pembicaraan?

6.      How, bagaimana ia cara melakukan pembicaraan?

G.     Prinsip Perhatian

Pendengar akan memperhatikan pembicara apabila yang dibicarakan itu bersifat menarik. Dengan kata lain pendengar akan mempunyai minat mendengarkan apabila pembicara dalam menyampaikan informasinya melakukan sesuatu hal yang menarik, baik itu bersifat aneh, lucu, sesuai kebutuhan dan bersifat menegur.

H.     Prinsip Kegunaan

Prinsip ini menghendaki pembicara untuk menentukan terlebih dahulu kegunaan dari uraian ceramah yang akan disampaikan. Hal ini bertujuan agar pendengar tidak mempunyai rasa penasaran, mengapa seorang pembicara menyampaikan informasi tersebut kepada pendengar.

I.        Prinsip Keindraan

Prinsip ini menghendaki seorang pembicara untuk menggunakan alat yang berhubungan dengan panca indera dalam melakukan pembicaraan atau presentasi. Alat peraga berfungsi untuk memperkenalkan topik pembicaraan dengan dibantu oleh peragaan-peragaan visual lainnya. Hal ini membantu pembicara dalam mengatakan suatu hal atau kata demi kata. Contoh alat peraga yang sering digunakan pada waktu presentasi yaitu: OHP (Overhead Projector), slide, video, tape, grafik, gambar, brosur dan lain-lain.

J.        Prinsip Ulangan

Prinsip ini mengharuskan pembicara untuk mengulang kembali materi yang diutarakan, hal ini supaya pendengar lebih mudah mengingat apa yang disampaikan. Prinsip ulangan ini biasanya menekankan suatu topik/maksud yang penting dari isi presentasi. Oleh karena itu, agar informasi yang penting dari suatu presentasi dapat ditangkap dan mudah dimengerti, hendaknya seorang pembicara mengungkapkannya secara berulang-ulang.

K.      Prinsip Pengertian

Ketika mempresentasikan suatu hal, seorang pembicara dalam menyampaikan informasi perlu menggunakan bahasa yang mudah dimengerti oleh para pendengar. Hal ini bertujuan untuk memudahkan dalam menangkap informasi yang diberikan kepada para pendengar. Oleh karena itu, ketika ada pembicaraan yang kurang dimengerti oleh pendengar hendaknya diperjelas atau diberi pengertian.

     Selain teknik – teknik itu, ada teknik presentasi agar mudah dipahami oleh audiens, yaitu :

1.      Gunakan alat bantu visual

Gunakan gambar dalam presentasi Anda, bukan kata-kata yang dapat membuat Anda menyimpang dari tujuan.

2.      Tetap singkat dan manis

Ada pepatah lama yang mengatakan – “Tidak ada yang pernah mengeluh presentasi yang terlalu singkat.” Tetapi orang akan mengeluh jika kita pergi terlalu lama. Ada beberapa dosen yang tidak menyukai menghukum presentasi yang singkat (dosen paling tidak melihat ada masalah dalam mengoceh terus), tetapi bagi kebanyakan orang presentasi singkat lebih baik. Sampaikan presentasi Anda kurang dari 22 menit jika Anda bisa.

3.      Gunakan aturan dari tiga

Sebuah teknik sederhana, yaitu bahwa orang cenderung hanya mengingat tiga hal. Buatlah tiga pesan yang audiens dapat ambil, dan susunlah presentasi Anda di sekitar itu. Gunakan maksimal tiga poin pada slide.

4.      Berlatih

Praktek membuat untuk kinerja yang sempurna. Banyak ahli mengatakan bahwa latihan adalah hal terbesar yang dapat Anda lakukan untuk meningkatkan kinerja Anda. Lakukan presentasi Anda dengan keras setidaknya empat kali sebelum Anda menyampaikan presentasi Anda. Salah satunya harus di depan penonton, seperti keluarga, teman atau rekan kerja. Bahkan di depan hewan piaraan adalah lebih baik daripada tidak sama sekali.

5.      Cerita

Semua presentasi adalah jenis teater. Ceritakan kisah dan anekdot untuk membantu mengilustrasikan poin. Ini semua membantu untuk membuat presentasi Anda lebih efektif dan mengesankan.

6.      Hilangkan poin-poin – jangan menaruh catatan di layar

Poin-poin adalah ciuman paling mematikan untuk presentasi. Kebanyakan orang menggunakan poin-poin sebagai bentuk catatan pembicara. Untuk membuat presentasi Anda lebih efektif tempatkan catatan Anda agar tidak muncul di layar.

7.      Gunakan Video sendiri

Mengatur kamera video dan rekam presentasi Anda sendiri. Anda akan melihat segala macam kesalahan yang Anda buat, mulai bagaimana cara Anda berdiri, hingga alur bicara Anda

8.      Tahu apa slide berikutnya

Anda harus selalu tahu kapan slide presentasi yang berikutnya. Kedengarannya sangat baik ketika Anda mengatakan “Pada slide berikutnya [Klik] Anda akan melihat …”, bukan kebingungan bila slide berikutnya muncul.

9.      Memiliki rencana Cadangan

Hukum Murphy biasanya berlaku selama presentasi. Teknologi tidak bekerja, pemadaman listrik, proyektor mati, kopi tumpah di depan Anda, daya listrik yang tidak cukup, tidak ada pengeras suara, laptop bermasalah, dll- semua ini adalah hal-hal yang sering telah terjadi dalam presentasi. Memiliki rencana cadangan. Ambil contoh – cetak slide, CD, data presentasi Anda, laptop dengan slide di atasnya.

10.  Periksa ruang presentasi

Datanglah lebih awal dan memeriksa ruang presentasi. Pastikan bahwa Anda dapat melihat slide Anda dimuat ke PC dan dapat tampil di layar. Dimana Anda akan perlu untuk berdiri, dll.