Pengertian Administrasi Keuangan

1.      Pengertian Administrasi Keuangan

Administrasi bukanlah kata yang asing bagi semua orang. Akan tetapi ketika pengertian administrasi ditanyakan pada masyarakat awam, sebagian besar pasti akan menjawab “pembayaran” karena itulah pengertian administrasi yang selama ini dipahami oleh sebagaian besar masyarakat Indonesia. Kita tidak bisa menyalahkan persepsi dari masyarakat yang demikian karena kenyataan yang mereka alami memang seperti itu. Ketika mereka dihadapkan dengan urusan administrasi pasti mereka dimintai pembayaran. Jadi wajar saja jika paradigma mereka seperti itu.      Berbeda ketika kita tanyakan soal administrasi kepada masyarakat yang paham tentang ekonomi. Istilah administrasi secara etimologis berasal dari bahasa latin administration yang dapat berarti pemberian bantuan, pemeliharaan, pelaksanaan, pimpinan, dan pengelolaan.  Di Italia, istilah ini berkembang menjadi administrazione, menjadi administration  di Perancis, Inggris dan Jerman. Administrasi juga berasal dari kata Belanda, yaitu administratie yang diartikan sebagai istilah tata usaha, yaitu  segala kegiatan yang meliputi tulis menulis, mengetik, koresponden, kearsipan dan sebagainya (office work) . Dalam bahasa Yunani terdiri atas ad dan ministrare yang berarti mengabdi, melayani atau berusaha untuk memenuhi harapan setiap orang.

Secara terminologis, administrasi dalam arti luas merupakan segenap proses pengelolaan/ kerjasama sekelompok orang dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Menurut Simon, manusia yang administrasi seharusnya mengutamakan kepuasan.[1] Manusia administrasi harus mementingkan kepuasan dan bukan hanya mementingkan hasil maksimal. Sedangkan keuangan merupakan hasil dari proses pencatatan yang merupakan suatu ringkasan dari transaksi-transaksi keuangan yang terjadi selama tahun buku yang bersangkutan. Berangkat dari berbagai pengertian di atas, dapat diartikan bahwa administrasi keuangan adalah proses pengelolaan yang melibatkan semua kegiatan yang berhubungan dengan keuangan, pembuatan laporan keuangan, dan pencapaian tujuan untuk kepentingan bersama.[2]

2.      Fungsi-fungsi Administrasi Keuangan

a.    Fungsi Investasi, meliputi bagaimana pengelolaan dana ke dalam aktiva-aktiva yang akan digunakan untuk berusaha mencapai tujuan tersebut. Dana tersebut bisa berasal dari modal sendiri atau dari luar. Secara garis besar, keputusan investasi dapat dikelompokkan ke dalam investasi jangka pendek dan investasi jangka panjang. Investasi jangka pendek meliputi investasi dalam kas, persediaan, piutang, dan lain-lain. Sedangkan investasi jangka panjang berupa gedung, tanah, peralatan produksi, kendaraan dan lain-lain.

b.      Fungsi Mencari Dana, meliputi fungsi pencarian modal yang dibutuhkan untuk membelanjai usaha-usaha yang dijalankan. Disamping itu, juga berfungsi untuk memilih sumber-sumber dana yang tepat terhadap berbagai jenis kebutuhan. Hal ini berarti bahwa kita berusaha untuk memilih apakah dana itu akan diambil dari pinjaman jangka pendek, pinjaman jangka panjang, atau modal sendiri.

c.       Fungsi Pembelanjaan, meliputi kegiatan tentang penggunaan dana baik dana dari luar maupun dana milik sendiri yang dipergunakan untuk membelanjai seluruh kegiatan. Dalam hal ini pembelanjaan berhubungan dengan proses produksi maupun pendukung proses produksi.

d.      Fungsi Pembagian Laba, yaitu menentukan policy dalam mengadakan pembagian laba usaha. Fungsi pembagian laba ini sebenarnya dapat dimasukkan di dalam fungsi mencari dana. Maksudnya adalah bahwa diusahakan adanya dana yang berasal dari dalam perusahaan itu sendiri untuk mengembangkan usaha-usaha perusahaan tersebut.

Administrasi adalah usaha dan kegiatan yang berkenaan dengan penyelenggaraan kebijaksanaan untuk mencapai tujuan.

Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan yang meliputi: catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda, dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan.

Administrasi dalam arti luas adalah seluruh proses kerja sama antara dua orang atau lebih dalam mencapai tujuan dengan memanfaatkan sarana prasarana tertentu secara berdaya guna dan berhasil guna.

Definisi Menurut Para Ahli

Arthur Grager

Administrasi adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat suatu organisasi

George Terry

Administrasi adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Sondang P. Siagian

Pengertian SOP

1.            Suatu standar/pedoman tertulis yang dipergunakan untuk mendorong dan menggerakkan suatu kelompok untuk mencapai tujuan organisasi.

2.            SOP merupakan tatacara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu.

3.            Dalam standar ANSI Y15.3M ini terdapat lima macam simbol yang merupakan modifikasi simbol Gilbreth, yang mana lingkaran kecil diganti dengan anak panah untuk kegiatan transportasi dan menambah simbol baru untuk kejadian menunggu (delay). Berikut standar simbol-simbol tersebut:

 Lingkaran besar untuk kegiatan operasi (operation/handling), misalnya: memaku, mengebor, mengetik, dll.

 Blok panah untuk kegiatan pemindahan (transportation/move), misalnya: memindahkan material dengan forklift, mengangkat barang dengan crane, memindahkan barang dengan tangan, dll.

Segi empat untuk kegiatan pemeriksaan (inspection), misalnya: menguji kualitas material, membaca skala pengukur tekanan, meneliti informasi tertulis, dll.

Segi tiga terbalik untuk penyimpanan (storage), misalnya: tumpukan raw material di gudang, barang jadi  di staging area, penyimpanan surat-surat, dll.

Huruf D besar untuk kejadian menunggu (delay), misalnya: material dalam trolley  menunggu diproses lebih lanjut, menungguelevator, surat-surat menunggu untuk diarsipkan, dll.

4.            Simbol-Simbol Flowchart yang Umum Digunakan

5.            Simbol-simbol flowchart yang digunakan Gilbreth kurang dikenal secara umum.  Ini mungkin karena meluasnya penggunaan Microsoft Office, yang mana Microsoft Office merujuk simbol-simbol dasar flowchart kepada simbol-simbol  flowchart untuk pengolahan data (data processing). Sejauh yang saya tahu simbol-simbol ini sama persis  dengan template yang digunakan IBM pada 1960-an untuk simbol flowchart pengolahan data. Berikut bentuk simbol-simbol tersebut:

Terminator, simbol untuk menunjukkan awal atau akhir dari aliran proses. Umumnya, diberi kata-kata ‘Start’, ‘End’, ‘Mulai’, atau ‘Selesai’.

Process, simbol untuk menunjukkan sebuah langkah  proses atau operasi. Umumnya, menggunakan kata kerja dalam deskripsi yang singkat dan jelas.

Connector, tanda panah yang menunjukkan arah aliran dari satu proses ke proses yang lain.

Decision, simbol untuk menunjukkan sebuah langkah  pengambilan keputusan. Umumnya, menggunakan bentuk pertanyaan, dan biasanya jawabannya terdiri dari ‘yes’ dan ‘no’ atau ‘ya’ dan ‘tidak’  yang menentukan bagaimana alur dalamflowchart berjalan selanjutnya berdasarkan kriteria atau pertanyaan tersebut.

Sub-process, simbol untuk menunjukkan bahwa dalam langkah yang dimaksud terdapat flowchart lain yang menggambarkan langkah tersebut lebih  rinci.

Document, simbol untuk menunjukkan proses atau keberadaan dokumen.

Input/Output, simbol untuk menunjukkan data yang menjadi input  atau output proses.

      Connector (On-page), simbol untuk menunjukkan hubungan simbol dalam flowchart sebagai pengganti garis untuk menyederhanakan bentuk saat simbol yang akan dihubungkan jaraknya berjauhan dan rumit jika dihubungkan dengan garis.

Off-page Connector, fungsinya sama dengan Connector, akan tetapi digunakan untuk menghubungkan simbol-simbol yang berada pada halaman yang berbeda. Label untuk Connector dapat menggunakan huruf dan Off-page Connector menggunakan angka.

4.prinsip penyusunan SOP

a. Penyusunan SOP harus mengacu pada SOTK, TUPOKSI, serta alur dokumen.

b. Prosedur kerja menjadi tanggung jawab semua anggota organisasi.

c. Fungsi dan aktivitas dikendalikan oleh prosedur, sehingga perlu dikembangkandiagram alur dari kegiatan organisasi.

d. SOP didasarkan atas kebijakan yang berlaku.

e. SOP dikoordinasikan untuk mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan/penyimpangan.

f. SOP tidak terlalu rinci.

g. SOP dibuat sesederhana mungkin.

h. SOP tidak tumpang tindih, bertentangan atau duplikasi dengan prosedur lain.

i. SOP ditinjau ulang secara periodik dan dikembangkan sesuai kebutuhan.

5. Tekhnik penyusunan SOP

a. Penyusunan SOP harus mengacu pada SOTK, TUPOKSI, serta alur dokumen.

b. Prosedur kerja menjadi tanggung jawab semua anggota organisasi.

c. Fungsi dan aktivitas dikendalikan oleh prosedur, sehingga perlu dikembangkandiagram alur dari kegiatan organisasi.

d. SOP didasarkan atas kebijakan yang berlaku.

e. SOP dikoordinasikan untuk mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan/penyimpangan.

f. SOP tidak terlalu rinci.

g. SOP dibuat sesederhana mungkin.

h. SOP tidak tumpang tindih, bertentangan atau duplikasi dengan prosedur lain.

i. SOP ditinjau ulang secara periodik dan dikembangkan sesuai kebutuhan.