Teknik Mempersiapkan Materi Presentasi yang Baik dan Efektif

Teknik Mempersiapkan Materi Presentasi yang Baik dan Efektif

Keberhasilan dalam presentasi sangat dipengaruhi oleh materi presentasi Anda. Karena presentasi yang efektif, menarik dan hebat selalu dilandasi oleh materi yang kuat dan mantap. Untuk itu sebagai presenter Anda harus dapat membuat materi presentasi yang baik dan relevan sesuai kebutuhan audiens.

Namun masalahnya membuat materi presentasi yang baik dalam presentasi bukan hal yang mudah. Selain materi harus memiliki struktur yang baik, Anda juga harus mampu memilih dan memutuskan ide-ide utama serta mengembangkan ide utama menjadi materi yang kuat dan mantap untuk Anda presentasikan.

Karena alasan itulah dalam tulisan ini saya akan sharing kepada Anda tentang teknik-teknik yang tepat, yang bisa Anda gunakan untuk membuat materi presentasi yang baik. Berikut adalah teknik atau langkah-langkah yang bisa Anda lakukan.

1. Menggali Ide Utama

Ada tiga teknik yang bisa Anda pertimbangkan untuk menggeli ide utama. Teknik-teknik tersebut antara lain adalah teknik brainstorming, mind mapping dan logical structure.

Brainstorming

Brainstorming adalah teknik menggali ide dengan cara menuliskan ide-ide yang ada di dalam pikiran secara spontan dalam sebuah media, bisa kertas flipchart besar, post it maupun papan tulis, tanpa ada proses penilaian.

Brainstorming bisa dilakukan dengan dua cara yaitu brainstorming individual dan brainstorming kelompok.

Brainstorming Individual

Brainstorming individual dilakukan sendiri tanpa bantuan orang lain. Umumnya ini dilakukan untuk menghasilkan ide original yang keluar dari pikiran kita, tanpa pengaruh ide orang lain. Dengan brainstorming individual kita tidak perlu khawatir pada penilaian orang lain dan kita bisa lebih leluasa dalam menggali ide.

Jika kita memiliki wawasan yang luas, brainstorming individual memungkinkan kita menggali banyak ide tanpa khawatir akan kualitas ide yang kita temukan. Namun brainstorming individual bisa sangat lemah apabila kita tidak memiliki wawasan yang cukup.

Brainstorming Kelompok

Brainstorming kelompok dilakukan oleh dua orang atau lebih secara bersama-sama atau berkelompok. Ketika anggota kelompok bisa mematuhi aturan dalam brainstorming dengan baik, maka brainstorming kelompok bisa menjadi sangat efektif untuk menggali ide. Karena melibatkan banyak orang sehingga informasi yang di dapat akan lebih banyak.

Keuntungan lain dari brainstorming kelompok adalah membantu setiap orang yang terlibat merasa telah memberi kontribusi, dan itu mengingatkan kita bahwa orang lain memiliki ide kreatif yang bisa ditawarkan.

Brainstorming kelompok juga sangat menyenangkan. Bisa menjadi salah satu sarana untuk membangun tim. Namun perlu dipahami brainstorming kelompok juga dapat mengakibatkan kerugian individu. Misalnya gagasan yang seharusnya bagus tidak digunakan. Bahkan ketika anggota kelompok tidak bisa mematuhi aturan brainstorming, kegiatan ini akan sulit menghasilkan ide yang berkualitas.

Dari dua jenis brainstorming kita bebas untuk memilih. Kita bisa menggunakan motode brainstorming individual atau brainstorming kelompok.

Bagaimana melakukan Brainstroming?

Seperti yang saya sampaikan sebelumnya dalam melakukan brainstorming kita bisa menggunakan kertas flipchart besar, post it atau papan tulis. Namun dalam kesempatan ini saya akan menunjukkan kepada Anda bagaimana melakukan brainstorming dengan kertas post it.

Cara melakukannya sederhana. Sediakan post it dan alat tulis. Kemudian cari tempat yang nyaman supaya dapat berkonsentrasi penuh. Jika sudah siap silakan pikirkan topik yang hendak kita bahas, gali semua ide dengan cepat dan tuliskan apa saja yang terlintas. Satu ide untuk satu post it. Ingat, tidak proses penilaian.

Setelah semua ide sudah kita tulis, langkah selanjutnya silakan tempel post it pada dinding ruangan Anda. Atau jika Anda punya papan tulis bisa menggunakan papan tulis. Setelah semua semua tertempel selanjutnya pilih ide, rapikan dan kelompokkan gagasan-gagasan yang sejenis, satu tema dan berhubungan erat satu sama lain.

Mind Map atau Peta Pikiran

Mind map atau peta pikiran adalah alat otak yang sangat luar biasa. Tony Buzan menjelaskan mind mapping adalah cara termudah untuk menempatkan informasi ke dalam otak dan mengambil informasi ke luar otak. Mind map adalah cara mencatat kreatif, efektif dan secara harfiah akan memetakan pikiran-pikiran kita.

Membuat mind mapping untuk menyiapkan bahan presentasi tidak sulit. Kita hanya perlu menyiapkan kertas kosong dan beberapa alat tulis warna. Setelah kertas dan alat tulis sudah siap kita bisa mulai membuatnya.

Pertama yang harus kita lakukan adalah menuliskan ide utama, atau topik presentasi ditengah kertas. Selanjutnya buat anak cabang dari ide utama menjadi tiga bagian yaitu pembuka, isi dan penutup. Setelah itu dari anak cabang pertama (pembuka) silahkan buat kembali anak cabang yang meliputi ide-ide utama yang akan kita tampilkan di bagian pembuka. Lakukan cara ini untuk anak cabang isi dan penutup.

Menggunakan mind map selain baik untuk memetakan ide-ide utama presentasi, juga dapat membantu kita mengingat urutan dan alur presentasi dengan baik. Ini dikarenakan mind map hanya berisi kata kunci, setiap ide ditata dan dihubungkan dengan jelas dan terakhir karena mind map menggunakan warna yang merangsang imajinasi.

Logical Structure

Rhenald Kasali dalam bukunya Sukses Melakukan Presentasi menjelaskan salah satu cara mengembangkan topik adalah dengan mengembangkan logical structure.

Logical structure pada dasarnya adalah sebuah alat bantu untuk menguraikan benang-benang kusut ke dalam sebuah diagram yang kita sebuah logical tree. Bentuknya semacam outline. Dengan demikian ia adalah sebuah rencana (bukan a final product), sehingga sifatnya sangat terbuka untuk penyesuaian-penyesuaian atau perubahan-perubahan. Alat ini bermanfaat untuk mengarahkan jalan berpikir audiens sehingga dari awal mereka sudah tahu ke mana arah presentasi.

Selain itu struktur ini juga berguna bagi presenter yang bekerja dalam tim, atau bagi mereka yang belum terbiasa mengembangkan. Dengan memiliki suatu logical tree, para anggota tim tinggal memilih sub topik yang menjadi tanggung jawabnya, dan ke mana arah presentasi tersebut. Struktur ini akan mendorong presenter membuat suatu poin, lalu mencari penjelasannya (dukungan-dukungannya) sampai tuntas. Intinya terdiri dari heading, sub heading dan supporting detail.

Itulah tiga teknik untuk mengembangkan topik menjadi materi presentasi yang baik. Anda tinggal memilih cara mana yang menurut Anda paling nyaman dan mudah Anda lakukan.

2. Mengevaluasi Ide

Setelah Anda berhasil menggali ide utama langkah selanjutnya silakan Anda evaluasi ide-ide Anda. Pilih mana saja dari ide-ide tersebut yang akan Anda gunakan dan mana yang tidak Anda gunakan. Anda harus jeli dan berpikir keras di sini untuk bisa mendapatkan ide-ide utama terbaik yang akan Anda gunakan.

3. Menstrukturkan Ide

Setelah evaluasi selesai Anda lakukan. Anda sudah menemukan ide-ide utama yang akan Anda gunakan. Selanjutnya silakan strukturkan ide-ide Anda, urutkan ide-ide tersebut supaya runtut.

4. Mengembangkan Ide

Setelah semua ide utama terkumpul, Anda sudah menstrukturkan ide-ide tersebut, langkah selanjutnya adalah melengkapi ide-ide utama tersebut menjadi materi presentasi yang utuh. Anda perlu melengkapi ide-ide utama dengan penjelasan yang akurat. Anda perlu menambahkan informasi pendukung yang relevan, kutipan, data atau fakta untuk memperkuat ide-ide utama Anda.

Kaitannya dengan hal ini ada dua tahap yang perlu Anda lakukan. Pertama, menambahkan penjelasan untuk tiap ide-ide utama yang murni dari pikiran Anda. Ini bertujuan untuk mendapatkan gagasan-gagasan asli dan untuk mengukur pengetahuan Anda terhadap topik yang Anda bawakan.

Kedua, menambahkan informasi, kutipan, data atau fakta dari sumber-sumber terpercaya. Setelah tahap pertama selesai, selanjutnya silakan baca buku, internat, majalah, jurnal atau yang lain untuk mencari informasi, kutipan, data atau fakta untuk memperkuat gagasan yang sudah Anda tuliskan pada tahap sebelumnya.

Catatan: supaya materi yang Anda siapkan efektif pastikan bahwa penjelasan yang Anda masukkan tidak terlampau banyak (sesuaikan dengan waktu). Mengapa harus tepat waktu? karena materi yang berkualitas harus bisa menjelaskan gagasan secara lengkap tanpa menjadi kepanjangan atau terlalu singkat. Artinya materi Anda harus cukup disampaikan dengan batas waktu yang Anda miliki.

Misalnya Anda melakukan presentasi dengan durasi waktu 60 menit, maka Anda harus berbicara minimal 55 menit dan maksimal 65 menit. Jangan terlalu kurang atau berlebihan. Jika terlalu kurang audiens akan menganggap Anda tidak cukup bahan untuk disampaikan. Jika terlalu berlebihan Anda mencuri waktu berharga audiens. Ini akan memunculkan keresahan dalam diri audiens. Audiens tidak akan fokus dengan apa yang Anda sampaikan, dan Anda akan kehilangan kesempatan untuk menutup presentasi yang berkesan.

Kemudian jangan masukkan informasi yang tidak Anda pahami. Jangan masukkan informasi, kutipan data atau fakta yang tidak relevan. Selain itu pastikan informasi, data atau fakta itu akurat dan bisa dipertanggungjawabkan.