Makalah Standard Operation System ( SOP )

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP):

 

A. Latar Belakang

Proses pada suatu pekerjaan harus dirancang dan dikembangkan, kesalahan prosedur dapat terjadi, bila suatu pekerjaan tidak dirancang dengan baik, dapat menimbulkan  kecelakaan atau kerusakan. Untuk itu perlu dibuat suatu prosedur tetap yang bersifat standard, sehingga siapa sajapun, kapan sajapun dan dimana sajapun dilakukan langkah-langkahnya tidak berubah. Langkah-langkah kerja yang tertib ini disebut SOP (standard operating procedures), sebutan lainnya Protap (Prosedur tatap). Lembaga atau perusahaan yang  besar dan bonafide umumnya telah memakai SOP dalam melaksanakan tugas, seperti : Departemen/dinas Kimpraswil, Operasi pasien di rumah sakit, Bapedal, POLRI, dan lainnya. SOP merupakan hasil finalisasi dan kesempurnaan prosedur kerja. Dengan adanya SOP diharapkan pekerjaan dapat terlaksana dengan baik, tepat waktu, dan dapat dipertanggung jawabkan.

B. Teori

Pendekatan dari sistem manusia - mesin merupakan salaha satu cara dipakai merencanakan suatu pekerjaan. Ada tiga struktur dasar sistem yang sering dipertimbangkan, yaitu: 1) Sistem manual, melibatkan manusia dengan bantuan mekanis atau perkakas tangan. Manusia mensuplai tenaga yang diperlukan dan bertindak sebagai pengendali proses. Alat-alat mekanis membantu melipatgandakan upaya manusia, disini ada fungsi-fungsi dimana manusia langsung mengubah masukan menjadi keluaran.  Sistem manual beroperasi dalam suatu lingkungan kerja yang mempunyai dampak pada manusia dan keluaran (output); 2) Sitem semiotomatis, melibat manusia terutama sebagai pengendali proses. Manusia dengan mesin atau alat saling mempengaruhi dengan mananggapi informasi tentang proses dan menafsirkannya serta menggunakan seperangkat pengendali; 3) Sistem-sitem otomatis, tidak memerlukan manusia, karena semua fungsi indra, dan pemrosesan informasi, pengambil keputusan dan tindakan dilakukan oleh mesin. Disini manusia berfungsi sebagai monitoring membantu mengendalikan prosesnya, dan secara periodik atau terus-menerus melakukan pengawasan dengan parameter tertentu.

Pada proses kerja sistem manual masih banyak karyawan memakai SOP, berbeda pada sistem kerja semiotomatis dan otomatis telah pemakaian SOP berkurang, karena beberapa pekerjaan manual telah dilaksanakan dengan baik oleh mesin-mesin secara mekanik – elektronik - computer, umpamanya pekerjaan ”Operasi Mesin bubut CNC”.

Desain-desain pekerjaan yang ditautkan dengan sistem-sistem tata letak fungsional cenderung relatif luas, walaupun dispesialisasikan. Sistem fungsional demikian menghendaki karyawan yang berketrampilan tinggi. Karyawan terspesialisasi dan memiliki keahlian khusus. Pada pekerjaan akan ditemukan ada pengulangan langkah-langkah, artinya bila seorang mekanik bengkel mobil atau kasubag TU yang berpengalaman dan menjalan tugas lama, dia dapat merasakan ada pengulangan langkah-langkah kerja setiap dia melakukan pekerjaan yang sama walaupun konteks berbeda, dan juga adanya kesinambungan pada suatu pekerjaan,  dan yang selalu ada langkah-langkah tetap, duma dibatasi urutan tugas secara kapasitas, waktu dan tanggung jawab.

Suatu SOP harus memiliki akurasi uraian proses kejadian beserta pengendaliannya, antara lain:

·         Ada daftar bahan dan komponen suatu proses dengan karakteristik kualitas minimal; khususnya ada penjelasan jumlah komponen standar yang digunakan.

·         Ada deskripsi lengkap komponen (sampel) yang mesti dipersiapkan sebelum pekerjaan dilaksanakan; terdiri dari uraian atau formulasi komponen khusus atau acuan layak termasuk jumlah dan nomor seri komponen.

·         Ada daftar karakteristik perlengkapan (equipment), seperti: kapasitas, kepresisian, keterbatasan, dayasuai (compatibilities), indikasi nama perlengkapan khusus.

·         Ada deskripsi langkah-langkah proses peristiwa termasuk skala atau kapasitas  operasi.

·         Ada parameter pengendalian proses, metode dan keberhasilan. Metode tes atau observasi yang merupakan pengendalian proses yang efektif dan pengujian harus mempunyai dokumentasi.

·         Ada diagram alir kerja.

·         Ada pengujian efektivitas baik dalam proses maupun sesudah ada produk, ini  dibatasi atau ada kriteria yang dapat diterima pihak profesional.

·         Ada contoh perhitungan, estimasi waktu, kartu isian.

·         Ada biaya, alat angkut, dan daftar faktor pengganggu.

·         Ada yang pelaksana dan pertanggungjawaban; siapa melaksanakan apa?

·         Ada akuntabilitas pimpinan.

·         Ada pelaporan dan dokumentasi.

Hasil dari suatu desain dan analisis tugas adalah tugas-tugas dari suatu pekerjaan dapat diukur. Norman E, Gronlund menggunakan istilah tugas performansi perluasan (Extended performance task) untuk menjelaskan kaitan performansi dengan tugas yang begitu komprehensif. Namun, biasanya tugas yang begitu luas terdiri dari beberapa tugas kecil, bahkan dapat berupa kegiatan-kegiatan (activity), pengoperasian (operation), dan langkah-langkah (step).  SOP dapat dikembangkan melalui analisis tugas pekerjaan, berikut hubungan vertikal dari suatu analisis tugas. 

Uraian di atas menunjukkan bahwa kompetensi yang dapat diukur itu ada pada tingkat tugas. Tugas yang dikandung suatu pekerjaan sungguh banyak, seorang pembuat SOP harus dengan cermat menentukan Operasi mana yang harus diuraikan pada  suatu SOP.

Gambar 1 di bawah ini terlihat suatu tugas terdiri dari beberapa aktivitas, dan suatu aktivitas berkembang menjadi beberapa operasi, dan suatu operasi dapat diuraikan dalam beberapa langkah. 

Pandangan sosioteknis, konsep-konsep dan metode-metode pandangan teknologi adalah mekanistik, yaitu manusia dianggap sebagai mesin, bahkan dianggap mata rantai dari mesin. Ada dua alasan, pertama ialah terdapat suatu sistem bersama yang beroperasi, sistem sosioteknis, dan optimasi bersama adalah tepat. Alasan kedua ialah setiap sistem sosioteknis tertanam dalam suatu lingkungan. Lingkungan ini dipengaruhi oleh suatu kebudayaan dan nilai-nilainya serta seperangkat praktek yang umumnya telah diterima, dimana terdapat peranan-peranan tertentu untuk organisasi-organisasi profesi dan orang terkait. Lembaga yang bekerja menggunakan SOP akan menghasilkan : 1) membawa perbaikan mutu; 2) menambah keluwesan; 3) Mengidentifikasi karyawan yang mempunyai kekurangan dalam produktivitas dan mutu; 4) Mengurangi fungsi-fungsi pelayanan dalam jurusan, seperti inpeksi dosen terhadap mahasiswa; 5) Mengembangkan sikap yang lebih menguntungkan terhadap tanggung jawab, tingkat kerja individu, laju kerja individu, dan distribusi beban kerja.

C. Format dan Manajemen

Pada suatu SOP akan tergambar identifikasi, pengendalian, kemampuan selusur, konsistensi, dan akuntabilitas. Suatu SOP hendaklah mempunyai format sebagai berikut :

1) Nama lembaga, nama selain pada kop juga ada pada setiap halaman.

2) Judul, judul harus jelas terurai dan terukur. Karena, pada setiap prosedur diuraikan bagaimana mengerjakannya, judul mesti bergaya bahasa perintah (direktif) untuk menjelaskan ‘siapa mengerjakan apa’. Suatu SOP berjudul "Bahan bakar solar untuk injeksi motor Diesel ” tidak menggambarkan prosedur; lebih cocok diberi judul “Proses injeksi bahan bakar solar pada motor Diesel.” Gaya bahasa direktif, seperti., "Pengujian dari...," "Operasi dari...." atau "Perawatan dari...".

3)  Halaman, harus tertulis "halaman 3 dari 7", ini menggambarkan ada kelanjutan.

4) Identifikasi dan Pengendalian,  pada suatu Prosedur  mesti teridentifikasi keunikannya. Identifikasi untuk mempersiapkan akuntabilitas, dan gambaran suatu dokumentasi  sampai fasilitas dan masa kedaluwarsaan perubahan. Akuntabilitas dan gambaran prosedur berdasarkan pada sejumlah identifikasi atau kode, yang merupakan pengendalian (seperti., kapan dan berapa kali revisi atau jumlah edisi SOP dilakukan).

5) Tujuan, suatu tujuan atau sasaran prosedur mesti dapat diulang (repeat) dan dapat dikembangkan, dan dinyatakan dalam gaya bahasa perintah, seperti., operasi, prosedur, proses, monitoring, dan rutinitas perawatan dengan perusahaan ABC dand XYZ sistem WFI.

6) Ruang lingkup. Ruang lingkup (scope) harus mempunyai batas penggunaan prosedur. Apakah itu, sampel tertentu sesuai pengujian dengan metode ini? Apakah operasi ini terpakai hanya pada perlengkapan tertentu atau bagian tertentu? Apakah ada batasan kapasitas,  volume prosedur?

7) Tanggung Jawab. Siapa bertanggung jawab melaksanakan uraian pekerjaan? Siapa melaporkan pekerjaan? Apakah diperlukan pelatihan khusus atau sertifikat? Pada sesi ini dibatasi karyawan yang melaksanakan, seperti: siapa yang mempunyai atau sesuai kualifikasi dalam melaksanakan uraian pekerjaan. Itu akan diatur suatu tahapan untuk sejumlah detail dalam dokumen berikut.

8) Prosedur. Uraikan prosedur dalam langkah demi langkah (step-by-step) atau kronologis cara kerja. Gunakan kata kerja aktif dan pernyataan langsung, seperti., "Tambahkan 100.0 ml air murni, PN 0128."

9) Kebutuhan Perhitungan / Penanganan data / Dokumensi. Uraikan bagaimana data mentah diolah dan dilaporkan. Sediakan contoh perhitungan, bila ada.

D. Membuat Diagram Alir Kerja

Ada rincian tugas yang berupa sebuah garis lurus yang berurutan. Ini berarti bahwa setiap langkah dalam tugas tersebut dilakukan secara urutan 1 – 2 – 3 tanpa ada memerlukan Pengambilan keputusan atau pemilihan tindakan alternatif. Rincian untuk tugas ’Membersihkan workshop harian’ menggambarkan suatu urutan lurus dan tunggal. Artinya, tidak memerlukan pengambilan keputusan atau pemilihan tindakan alternatif. Namun bila suatu

’Mengoperasikan test Bench pompa injeksi motor diesel’

E. Jenis Prosedur

SOP sering dibagi dalam beberapa jenis prosedur, antara lain Manufacturing Procedures (MPs), Quality Test Methods (QTMs), atau Test Methods (TMs), yang dirancang dan diformat khusus untuk evaluasi pekerjaan. Persis, seperti prosedur kalibrasi atau Prosedur perawatan preventif. Kategorisasi prosedur berguna, namun lebih baik kategorisasinya berdasarkan pada jenis uraian aktvitas. Ini lebih sering sebut pembuatan SOP berdasarkan fungsional, ada juga SOP dikembangkan berdasarkan bidang pekerjaan.

Kategorisasi memberi format lebih khusus untuk setiap jenis prosedur. Acuan harus sesuai prosedur pengujian, seperti suatu standar kalibrasi alat harus sesuai dengan prosedur kalibrasi. Pengkategorisasian minimal merupakan suatu alat penilaian keberhasilan minimal karyawan.

F. Pekerjaan apa Tidak Memerlukan  SOP?

Apakah diperlukan SOP untuk "Mengoperasikan kalkulator," "Mengoperasikan timbangan," "Mengoperasikan pembuatan minuman kopi," "Mengoperasikan mesin fotocopy? Kita sepakat tidak memerlukan SOP, alasannya, diantaranya karena tidak menyebabkan kerusakan atau kecelakaan besar, tidak memerlukan tanggung jawab dan akuntabilitas, pekerjaannya tidak rumit.

Kapan penulisan SOP stop? Konsistensi operasi mesti dijamin pada semua aktivitas, dianggap langsung mempunyai efek pada produk. Apabila  aktivitas tampil tidak konsisten, berefek pada keselamatan produk,  penampilan kerja, dan kualitaskerja? Setiap ketidaksetujuan anggota pada prosedur harus dicacat pembuat SOP.

G. Seberapa Detail yang Cukup?

Tingkat detail suatu  prosedur mempunyai efek langsung dengan tingkat kecakapan tampilan karyawan yang mengerjakan. Tidak ada aturan tentang tingkat detail suatu SOP. Prosedur mesti dituliskan dengan komunikasi efektif agar karyawan mudah memahaminya. Penilihan "apa materinya" dan "apa tidak materinya" dalam suatu proses diperlukan saat mengurai prosedur. Penulis mesti yakin signifikansi dari langkah-langkah proses dan pengendalian kerja.

Bila ada SOP berisi beberapa detail yang tidak penting, hendaklah  dipertanyakan dan dibuang langkah-langkah itu, seandainya ini tidak dibuang langsung, dijustifikasi SOP sebagai suatu prosedur yang menyimpang, kejadian ini dipertimbangkan dan dilaporkan penyimpangannya. Setiap prosedur dibatasi oleh proses kendali dan efektivitas pengujian kriteria kerja, seperti jumlah produk yang dapat dikerjakan dalam waktu tertentu.

H. SOP Merupakan Produk Hukum

SOP harus diyakini sebagai persetujuan yang dibuat lembaga pemerintahan dalam Aturan, Surat keputusan, Memo yang secara juridis syah. Dengan kata lain suatu SOP yang jendak dipakai harus terlibih dulu dibuat Sknya. Ini penting, karena SOP merupakan suatu produk hukum, atau paling tidak merupakan Juknis dalam internal lembaga tersebut. Pengingkaran terhadap SOP dapat merupakan pelanggaran hukum dan dapat dituntut secara hukum, untuk menilai pengingkaran perlu menusuri atau mengidentifikasi pelaksanaan SOP dan pembuktiannya, umpamanya: seorang Polisi detasemen 88 menembak mati seorang teroris, tanpa ada peringatan, ini merupakan kesalahan prosedur, Polisi dapat dituntut secara hukum; Seorang pegawai menggunakan stempel kantor, tanpa ada pemberitahuan atau paraf dari kasubag, merupakan pelanggaran prosedur; Seorang mahasiswa riset melaksanakan pengambilan data tanpa persetujuan pembimbing skripsi, juga merupakan pelanggaran prosedur, dan dapat diberi sanksi.

I. Bukan Spesifikasi Dalam SOP

Suatu SOP merupakan standard  dan applikabel untuk bermacam konteks perkerjaan, karena prosedur tidak berubah, walaupun spesifikasi berubah, umpamanya prosedur menyetel platina mobil Toyota spec 4 KH sama dengan 5 KH walaupun specnya berbeda. Prosedur bagaimanapun mesti berisikan spesifikasi, keterbatasan, suatu proses. Pengendalian SOP dapat mempunyai nilai positif maupun negatif, dan pengendalian dapat dilakukan melalui kartu isian, tabel/borang, kalibrasi, monitoring, evaluasi.

J. Siapa Semestinya Menulis SOP

Seorang atau kelompok pembuat SOP hendaklah mempunyai tingkat pengetahuan lebih akurat dan pernah mengalami perkerjaan tersebut. Seandainya Pembuat SOP dekat dengan pekerjaan, uraian prosedur akan lebih komunikatif, efisien, efektif dan sesuai dengan kebutuhan kerja. Banyak prosedur tidak dirancang dan tidak dikembangkan secara akurat dan ilmiah. Metode pengujian dapat dipakai antara lain, metode standard ISO; dan dari beberapa operasi standar ISO dapat dipakai dalam pembuatan SOP.

Daftar Acuan

C. V. De Sain and C.V. Sutton, Documentation practices: A Complete Guide to Document

Development and Management for GMP and ISO 9000 Compliant Industries (Advanstar

Communications, Cleveland, OH, 1996).

24 — 5

C. V. De Sain, Documentation Basics That support Good Manufacturing Practices (Advanstar

Communications, Cleveland, OH, 1993).

C. V. Sutton and C.V. De Sain, Meeting GMP and ISO 9001 Expectations for Product

Development (Parexel International, Waltham, MA, 1996).

D. Warburton, "Problem Procedures: Five Common Mistakes Engineers Make in Writing

Manufacturing Procedures," Medical Device and Diagnostic Industry, 224-228 (May

1995).

Documentation Practices: A Complete

Guide to Document Development and Management for GMP and ISO 9000 Compliant

Industries.

Lampiran 1: Format lain SOP

A typical SOP contains the following elements:
A Header (example above) which shows the Title of the SOP, Original Issue Date, Revision/Review Date, number of pages contained in the SOP, who wrote the SOP, and the Approval Signature.

• purpose and scope
• definitions
• materials and equipment needed
• safety concerns,
• who is responsible
• step-by step procedure with identification and emphasis of "critical steps"
• records to be kept
• copies of forms to be used
• references.

SOPs should be reviewed annually at a minimum.

Lampiran 2: SOP Monitoring of the Informed Consent Process

                     University of Pittsburgh Education and Compliance Program RCCO

______________________________________________________________________________

Standard Operating Procedure

Protocol Selection for Monitoring the Informed Consent Process

1. PURPOSE

                        To describe the procedures used to select protocols for monitoring the informed consent process.

2. SCOPE

This procedure applies to all consent monitoring audits performed by the Education and Compliance Office.

3. RESPONSIBILITIES

The Education and Compliance Office will monitor the consent process as directed by the IRB.

The Education and Compliance Coordinators are responsible for selecting protocols at random for  monitoring the consent process.

4. PROCEDURES

4.1    Protocols will be selected for monitoring of the informed consent process by one of the following methods:

a.         The IRB may request the monitoring process at any time the protocol is  reviewed.  Protocols are typically selected based on the level of risk and/or complexity of the study.

b.         The IRB Executive Committee may request the monitoring process  any time a          known or suspected problem is reported to the IRB.

c.         The Education and Compliance Office may randomly choose a study to monitor the informed consent process.

4.2       Once a protocol is identified, a member of the Education and Compliance Office (referred to as "monitor" from this point forward) will notify the principal investigator in writing of the planned monitoring  visit. 

5.         REFERENCES/DOCUMENTATION

Audit Notification Letter for Monitoring the Informed Consent Process

Original  8/1/01

Reviewed/Revised 11/20/03

Reviewed: 9/3/04

Reviewed/Revised:  2/2/06

Pada saat ini masih banyak Perusahaan yang beroperasi tanpa didukung dengan sebuah sistem yang baku. Mereka lebih banyak beroperasi berdasarkan kebiasaan apa yang sudah mereka jalankan bertahun-tahun dan akhirnya menjadi sebuah kebiasaaan/ budaya perusahaan tersebut. Tidak hanya terbatas dengan perusahaan dengan skala kecil, perusahaan skala menengah dan besar pun masih ada yang belum memiliki System Operational yang baku dan dibakukan pula. Pada umumnya juga perusahaan dengan tipe seperti ini semua system yang ada dan berlaku disana ada dan dicatat dimasing-masing kepala para key person, dimana para key person mungkin sudah bekerja lama untuk perusahaan ini.

Tetapi tidak semua perusahaan mengenyampingkan hal ini, bahkan di beberapa dan umumnya perusahaan besar mereka sudah memiliki sebuah Departemen tersendiri yang khusus mengurusi System Procedure Perusahaan tersebut. Sedangkan untuk perusahaan skala kecil dan menengah fungsi System Procedure ini terafiliasi di dalam Departemen Accounting atau ada juga yang dibawah Departemen Human Resources.

Memang idealnya System Procedure ditangani oleh sebuah Departemen tersendiri atau setidaknya ada PIC khusus yang menanganinya, mengingat pekerjaan seorang System Procedure harus selalu melakukan review atas System yang sudah ada dan juga pengembangan System tersebut kedepannya. Bilamana perkerjaan tersebut dirangkap oleh PIC tertentu maka hasilnya tidak akan maksimal karena PIC tersebut pasti akan menyelesaikan dahulu pekerjaan utamanya baru kemudian dia akan melakukan review system yang ada. Selain itu ada anggapan PIC tersebut akan membuat system yang lebih menguntungkan departemennya sendiri. Hal ini berbeda bilamana pekerjaan ini ditangani oleh PIC khusus, seorang yang menjabat posisi System Procedure harus mementingkan sisi perusahaan dan Internal Control, tidak memihak departemen tertentu dalam menyiapkan suatu System Prosedure. Ia harus berada di posisi tengah dan harus bisa menjadi seorang mediator antar Departemen agar operasional perusahaan dapat berjalan dengan lancar dan tentunya tidak mengeyampingkan fungsi dari Internal Control yang baik pula.

TANGGAPAN UMUM KARYAWAN AKAN SOP

-Tambah Pekerjaan, terkesan dengan adanya SOP pekerjaan administrasi akan semakin banyak. Tanggapan semacam ini bisa saja benar bilamana cara-cara dan administrasi lama tetap dipertahankan dan ditambah lagi dengan System baru pada SOP. Jadi seorang karyawan akan melakukan 2 macam cara kerja untuk mencapai suatu tujuan. Sebaiknya tinggalkan cara kerja lama dan beralihlah ke SOP yang sudah disetujui dan disepakati bersama pengaplikasiannya.

-SOP Kaku/ Sakleg/ tanpa kompromi sehingga menggangu operasional Perusahaaan, SOP memang sudah dibuat baku atas kesepakatan bersama. Tetapi dalam pengaplikasiannya bisa saja terbentur oleh Kebijakan dalam SOP tersebut, oleh karena itu dalam pembuatan SOP tentunya Kita harus memikirkan pengecualian yang timbul bila kebijakan dalan SOP tidak dapat dipenuhi dan biasanya sudah diatur didalamnya penanggungjawabnya.

-Kerja Takut Salah dan Tidak Percaya Diri, ada budaya di kalangan para pelaksana bahwa semua aktivitas harus benar-benar sesuai dengan SOP, sehingga bila diperlukan otorisasi maka dimintakan kepada semua pejabat berwenag (tanggung renteng) padalah dalam SOP sudah dibuatkan Surat Keputusan Otorisisi. Hal ini menjadikan alur proses dan waktu yang diperlukan untuk pengananan menjadi panjang dan lama. Sebaiknya sifat seperti ini dihindari, mengingat apa yang sudah disepakati bersama dalam SOP dapat menjadi acuan dalam operasional.

NILAI POSITIF DARI SOP

Hal-hal positif yang dapat dirasakan dengan sudah adanya SOP di Perusahaan diantaranya :

-Aturan Main yang Jelas, Perusahaan memiliki acuan operasional yang baku. Diharapkan aktivitas operasional akan lebih lancar karena setiap karyawan menjalankan fungsinya masing-masing dan mengetahui dengan jelas apa yang menjadi tanggungjawabnya.

-Dokumen yang digunakan sudah Standard, sehingga memudahkan setiap karyawan untuk mengingatnya. Terutama bila perusahaan tersebut besar dan memiliki banyak anak perusahaan kemungkinan seorang karyawan yang dimutasi akan mudah untuk beradaptasi.

-Mencerminkan Perusahaan tersebut rapi dalam administrasi yang efeknya akan mengangkat image dari perusahaan tersebut.

-Langkah kedepannya akan mempermudah perusahaan dalam memperoleh ISO (International Organization for Standarization)

FUNGSI DAN TANGGUNGJAWAB HEAD SYSTEM PROCEDURE

Sekarang marilah Kita lihat fungsi utama yang harus dijalankan oleh seorang pemimpin Departemen System Procedure:

-Menyiapkan Anggaran Departemen, Anggaran diperlukan dalam upaya untuk mewujudkan action plan Departemen

-Merencanakan, mendesign, mengimplementasikan System Procedure yang akan dibuat. Hal ini tentunya didahului dengan tahapan lainnya seperti survei, memahami bisnis usaha, mempelajari kondisi saat ini, estimasi biaya, dan lain sebagainya.

-Memberikan penjelasan dan menpresentasikan SOP yang dibuat. Kemampuan ini sangatlah penting terutama dalam mengakomodasi kepentingan dari beberapa Departemen yang ada.

-Memberikan masukan untuk pengembangan System Perusahaan Dapat bekerjasama dengan baik sebagai team dengan semua Departemen dalam perusahaan.

ISI MANUAL SOP

Apa saja yang harus terdapat dalam sebuah Manual SOP, mari Kita lihat satu persatu hal utama yang ada dalam sebuah SOP:

-Persetujuan, Persetujuan disini dapat disesuaikan dengan kondisi setiap Perusahaan. Siapa saja yang harus menandatangani SOP tersebut.

-Tujuan, untuk kepentingan apa SOP ini disiapkan

-Definisi, Karena SOP ini bersifat umum bagi semua orang, maka definisi menjadi hal penting yang perlu distandarisasi. Semua pembaca SOP diharapkan memiliki satu pengertian yang sama untuk sebuah istilah yang ada dalam SOP tersebut.

-Kebijakan, Aturan main untuk sebuah system juga perlu disiapkan untuk kelancaran pelaksanaan SOP tersebut.

-Penjelasan Prosedur, yang dimaksud penjelasan disini bisa ditungkan dalam beberapa macam bentuk, ada dalam bentuk chart atau gambar, narasi, juklak (intruksi kerja sederhana). Hal ini bertujuan agar mengakomodasi semua kebutuhan pembaca SOP tersebut.

-Lampiran, dapat juga diberikan lampiran yang berisi semua hal yang berhubungan dengan SOP tersebut, misalnya: contoh formulir, contoh laporan, dan sebagainya.

SYMBOL DALAM SOP

Symbol yang digunakan dalam SOP umumnya untuk membantu memberikan penjelasan sebuah prosedur yang dituangkan dalam bentuk Flowchart atau gambar.

Berikut adalah sebagian contoh dan arti beberapa symbol yang umum digunakan:

TAHAPAN PEMBUATAN SOP

Apa saja yang perlu disiapkan dalam proses pembuatan sebuah SOP. Tahapan umum yang harus diperhatikan adalah :

-Bisnis Usaha, Pelajari dahulu apa bisnis usaha perusahaan yang akan Kita buat SOP-nya. Cari informasi sejelas dan selengkap mungkin.

-Survei, Lakukan survei lokasi yang akan disiapkan system-nya. Lakukan juga interview bila diperlukan.

-Daftar Kebutuhan, List semua peralatan, hardware dan software(bila ada), dan kebutuhan lainnya yang diperlukan.

-Cost, hitung biaya yang akan dikeluarkan untuk setiap kemungkinan system yang akan dijalankan

-Pilih system terbaik yang akan dikembangkan. Pemilihan dilakukan atas semua pertimbangan yang ada dari team pembuat SOP sendiri dan diputuskan oleh pimpinan perusahaan.

-Draft SOP, siapakan dan susun draft SOP, lakukan pembahasan dengan team terakit, lakukan presentasi bila diperlukan. Penyiapan draft ini didalamnya berisikan isi manual SOP seperti yang sudah dibahas diatas, termasuk testing (trial and error).

-Persetujuan, Mintakan persetujuan SOP yang dibuat sebelum diaplikasikan

–*

IMPLEMENTASI SOP

SOP yang sudah mendapat persetujuan perlu dilakukan implementasi. Berikan arahan kepada pelaksana bagaimana mengimplementasikan system tersebut.

Pelaksaan implementasi ini perlu didampingi oleh Team pembuat SOP

REVIEW SOP

Sebuah SOP baru yang sudah dilakukan proses implementasi perlu dilakukan review atas SOP tersebut minimal 1 (satu) tahun atau pun kurang setelah SOP tersebut diimplementasikan.

Hal ini penting sekali mengingat system yang baru dicoba terkadang timbul permasalahan baru yang tidak Kita prediksi sebelumnya dan harus dengan cepat pula Kita selesaikan agar tidak menggangu operasional perusahaan.

Selanjutnya review dapat dilakukan berkala sesuai kebutuhan perusahaan.

SUKSES PENERAPAN SOP

Kesusksesan Perusahaan dalam mengaplikasian SOP dipengaruhi oleh beberapa aspek, diantaranya :

-Support Semua Departemen, Karena SOP umumnya banyak aktivitas yang listas Departemen, maka seharusnya setiap Kepala Departemen men-support penerapan SOP ini di Departemennya masing-masing. Meberikan pengarahan dan intruksi kepada bawahannya untuk pengaplikasian SOP.

-Komitment Pimpinan Perusahaan, Karena SOP ini produk bersama yang disusun melibatkan seluruh lapisan golongan dalam Perusahaan dan disetujui oleh para Pimpinan Perusahaan maka komitment para Pimpinan di Perusahaan untuk tetap menjaga kelangsungan SOP Perusahaan sangatlah penting dan menjadi kunci utama keberhasilan penerapan SOP. SOP dibuat untuk dijalankan bersama dan tidak ada perlakukan spesial untuk karyawan tertentu untuk tidak menjalankannya. Bila hal tersebut terjadi maka akan dimasukan dalam hal pengecualian yang diatur pula pelaksanaanya.