DOKUMEN PENGAJUAN UANG TUNAI

DOKUMEN PENGAJUAN UANG TUNAI

1. Pengertian Pengajuan Uang Tunai/Dana Kas Kecil

Pengajuan uang tunai/dana kas kecil adalah sejumlah uang kas atau uang tunaiyang disediakan perusahaan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yangjumlahnya relative kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek. Misalnya:pembelian materai, perangko, rekening telepon, rekening listrik, rekening air,perlengkapan kantor, biaya keamanan, dan biaya kebersihan. Kas kecil adalah uangyang disediakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatifkecil, dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek

Dana kas kecil diserahkan kepada juru bayar kas kecil perusahaan yang akanbertanggung jawab penuh atas pengeluaran dan penggunaan dana kas kecil. Hal inidilakukan untuk menjaga kelancaran penggunaan dana kas kecil dan menghindaribentuk penyelewengan. Pengisian dana kas kecil dapat dilakukan berdasarkanpermintaan pemegang dana kas kecil sudah menipis atau dapat pula dilakukan secaraperiodik.

Pengertian yang lainnya tentang pengajuan uang tunai/das kecil atau yangsering disebut dengan istilah petty cash adalah uang yang dicadangkan oleh entitasbisnis atau perusahaan untuk pembayaran pengeluaran-pengeluaran yang bersifat rutinnamun jumlah nominalnya relatife kecil, serta tidak material.

Petty Cash mempunyai beberapa karakteristik yaitu :

 Jumlah nominalnya dibatasi, tidak lebih ataupun tidak kurang dari jumlahnominal tertentu yang sudah ditetapkan oleh manajemen perusahaan. Tentunyamasing - masing perusahaan menetapkan jumlah nominal yang berbeda bedasesuai dengan kebijakan dan skala operasional perusahaan (biasanya antara Rp500,000,- sampai dengan Rp 5,000,000,- ).

 Digunakan untuk mendanai transaksi yang bernominal kecil yang rutin terjadisetiap hari, ribet juga kan kalau misalnya ada keperluan seperti keperluan ATKyang jumlahnya tidak seberapa dan tiap saat selalu keluar biayanya jika harusmengambil uang harus berprosedur prosedur dulu.

 Disimpan di tempat khusus, entah itu dengan kotak kecil, yang biasa disebutdengan petty cash box atau di dalam sebuah amplop.

 Ditangani atau dipegang oleh petugas keuangan di tingkatan pemula (Junior Cashier).

2. Dokumen-dokumen Pengajuan Uang tunai

Dokumen pengajuan uang tunai biasa dalam bentuk formuli pengajuan dana kas. Pengajuan uang tunai biasa nya digunakan dalam Kas Kecil (Petty Cash)memiliki form sebagai berikut :

a. Formulir Pengajuan Uang Tunai

Form atau formulir pengajuan uang tunai atau pengajuan uang/dana kas kecil memiliki bentuk sebagai berikut:

FORM PENGAJUAN DANA KAS KECIL

Formulir pengajuan dana kas kecil berisikan :

1. Dana untuk bagian : diisi pengajuan uang untuk unit kerja tertentu

2. Periode kas kecil : diisi untuk periode tanggal bulan tahun tertentu

3. Dana awal kas kecil : diisi sejumlah uang tunai yang telah ditentukan

4. Saldo : jika memang ada uang yang tersisa periode yang lalu masih tersisa maka diisi jika tidak ada saldo yang tersisa maka dikosongkan

5. Kolom keterangan : diisi pengajuan uang tunai digunakan untuk apa

6. Jumlah : diisi dengan jumlah uang tunai yang diajukan

7. Total : jumlah keseluruhan uang tunai yang diajukan

8. Disetujui oleh : petugas di unit kerja yang berwenang mengesahkan atau mengeluarkan pengajuan uang tunai

9. Diterima oleh : petugas administrasi keuangan yang mengajukan pengajuan uang tunai yang

Penggunaan formulir pengajuan uang tunai digunakan jika uang tunai yang ada di dalam kas kecil sudah habis atau saldo yang ada sudah menipis. Pengajuan uang tunai dilakukan oleh unit kerja tertentu yang selanjut formulir ini diajukan atau diserahkan kebagian petugas administrasi keuangan

b. Formulir Penerimaan uang tunai

Bentuk Formulir Bukti Penerimaan uang tunai sebagai berikut :

Formulir bukti penerimaan uang tunai berisikan :

1. Telah diterima dari : diisi dengan dari unit kerja mana uang tunai diterima biasanya ditulis dari bagian keuangan

2. No Voucher : diisi berdasarkan nomor urut, tanggal, kode transaksi, bulan dalam bentuk romawi dan tahun contoh 001/KM/ADM.KEU/V/2015

3. Tanggal diisi dengan tanggal transaksi

4. Keterangan diisi dengan penggunaan uang tunai

5. Jumlah diisi dengan jumlah uang tunai yang diterima

6. Disetujui ditandatangani oleh pejabat yang berwenang mensyahkan jumlah uang tunai yang dterima

7. Diserahkan oleh ditandatangani oleh petugas administrasi keuangan yang mengeluarkan sejumlah uang yang telah disetujui

8. Diterima oleh ditandatangani oleh unit kerja yang mengajukan pengajuan uang tunai

Bukti penerimaan uang kas digunakan untuk sebagai bukti penerimaan uang tunai yang diajukan sebagai bukti bahwa sejumlah uang tunai telah dikeluarkan.

c. Formulir Bukti Pengeluaran Uang Tunai

 Bentuk Pengeluaran Uang Tunai sebagai berikut:

Formulir bukti penerimaan uang tunai berisikan :

1. Dibayarkan kepada : diisi dengan dari unit kerja mana uang tunai dibayarkan

2. No Voucher : diisi berdasarkan nomor urut, tanggal, kode transaksi, bulan dalam bentuk romawi dan tahun contoh 001/KK/ADM.KEU/V/2015

3. Tanggal diisi dengan tanggal transaksi

4. Keterangan diisi dengan penggunaan uang tunai

5. Jumlah diisi dengan jumlah uang tunai yang diterima

6. Disetujui ditandatangani oleh pejabat yang berwenang mensyahkan jumlah uang tunai yang dibayarkan

7. Diserahkan oleh ditandatangani oleh petugas administrasi keuangan yang mengeluarkan sejumlah uang yang telah disetujui

8. Diterima oleh ditandatangani oleh unit kerja yang mengajukan pengajuan uang tunai

Bukti pengeluaran uang tunai digunakan untuk sebagai bukti pengeluaran uang tunai atau kas yang diajukan sebagai bukti bahwa sejumlah uang tunai telah dikeluarkan.

3. Mengelola Dokumen Pengajuan Uang Tunai/Dana Kas Kecil

Prosedur penanganan keuangan kas kecil yang ditangani oleh administrasi kantor bukanlah keuangan perusahaan dalam jumlah besar, melainkan keuangan terbatas yang digunakan untuk keperluan jabatan atasan atau pimpinan saja dan

membantu kelancaran tugas-tugas atasan dalam jumlah relatif kecil.

Staf administrasi kantor atau sekretaris mendapat dana tersebut dari kasir atau bendahara perusahaan yang bersangkutan. Adapun prosedur penangan kas kecil pada suatu perusahaan adalah sebagai berikut:

1. Staf administrasi kantor atau sekretaris membuat permohonan pengisian dana kas kecil (mengisi formulir pengajuan dana kas kecil) kepada bagian keuangan atau bendahara perusahaan dengan melampirkan pembukuan kas kecil bulan sebelumnya yang telah disetujui oleh pimpinan.

2. Jika permohonan disetujui, pegawai administrasi kantor atau sekretaris menerima dana pengisian kas kecil dari bendahara perusahaan berupa uang tunai atau cek.

3. Staf administrasi kantor mencatat penerimaan dana tersebut ke dalam Bukti Kas Masuk, ditandatangani oleh administrasi kantor atau sekretaris dan kasir atau bendahara serta diketahui atau disetujui oleh pimpinan dari administrasi kantor atau sekretaris tersebut, serta dilampiri dengan fotokopi cek (bila menggunakan cek). Berilah nomor Bukti Kas Masuk secara urut berdasarkan tanggal.

4. Catat pemasukan kedalam buku kas.

5. Uang disimpan dalam tempat yang aman. Ditaruh dalam peti uang khusus yang berukuran kecil, kemudian disimpan pada lemari yang dikunci.

6. Bukti Kas Masuk disimpan pada map ordner.

7. Staf administrasi kantor atau sekretaris dapat mengeluarkan dana kas kecil sesuai dengan keperluan atasan atau pimpinan. Staf administrasi kantor atau sekretaris harus dapat mengelola dan mencatat penggunaan dana kas kecil sebaik-baiknya. Segala pengeluaran harus ada bukti-bukti pengeluaran yang dapat dipertanggungjawabkan serta sah menurut hukum.

8. Setiap terjadi pengeluaran, administrasi kantor atau sekretaris harus mencatat pengeluaran tersebut ke dalam Bukti Kas Keluar, kemudian satukan Bukti Kas Keluar dengan bukti transaksi penggunaan uang seperti nota, faktur dan kuitansi. Berilah nomor bukti secara urut berdasarkan tanggal.

9. Minta tanda tangan pimpinan pada Bukti Kas Keluar.

10. Catat dan masukkan data Bukti Kas Keluar ke dalam Buku Kas sesuai dengan sistem yang digunakan.

11. Simpan semua dokumen pengeluaran pada ordner.

12. Buat laporan pertanggungjawaban penggunaan kas kecil lengkap dengan buktibukti transaksinya. Laporan ini harus mendapat persetujuan pimpinan yang selanjutnya akan dilaporkan ke bagian keuangan untuk mendapatkan kembali pengisian dana kas kecil berikutnya, begitu seterusnya.

Terlepas dari material atau tidaknya nilai dari kas kecil, kas kecil memiliki pernana yang penting di dalam operasional perusahaan. Transaksi-transaksi kecil terjadi setiap hari mulai sejak awal jam operasional perusahan dipagi hari sampai akhir jam operasional di sore atau malam hari.

Untuk itu, perusahan hendaklah melakukan pengelolaan kas kecil secara baik. Prosedur kas kecil mutlak diperlukan. Tidak ada alasan bagi perusahaan untuk tidak melakukan pengelolaan. Pengelolaan yang tidak memadai atau cenderung buruk akan kas kecil, dapat mengganggu kelancaran operasional perusahaan. Dapat dibayangkan jika suatu ketika perusahaan kehabisan kas kecil, akan ada banyak pembelian kecil yang tidak dapat dilakukan dengan cepat.

Karakteristik Kas Kecil

 Jumlahnya dibatasi tidak lebih atau tidak kurang dari suatu jumlah tertentu yang telah ditentukan oleh manajemen perusahaan. Tentunya masing-masing perusahaan menetapkan jumlah yang berbeda sesuai dengan sekala operasional perusahaan (biasanya antara Rp 500,000,- sampai dengan Rp 5,000,000,- ).

 Dipergunakan untuk mendanai transaksi kecil yang sifatnya rutin setiap hari.

 Disimpan di tempat khusus, entah itu dengan kotak kecil, yang biasa disebut dengan petty cash box atau di dalam sebuah amplop.

 Ditangani atau dipegang oleh petugas keuangan di tingkatan pemula (Junior Cashier).

Penetapan Batas saldo maksimal dan minimal kas kecil

Di awal pembentukan akun kas kecil, manajemen hendaknya menetapkan nominal yang pasti mengenai saldo minimal dan saldo maksimal atas kas kecil. Seperti telah disampaikan di atas, nominl yang akan ditentukan disesuaikan dengan sekala operasional perusahaan. Sekiranya manajemen menggap perlu untuk mengubah batasan saldo minimal atau saldo maksimal kas kecil, tentu boleh dilakukan, akan tetapi kebijakan baru itu hendaklah di umumkan secara resmi, dan disosialisasikan kepada semua pihak di perusahaan, untuk diketahui dan dijadikan dasar pertimbangan bagi setiap departemen di perusahaan di dalam melakukan permintaan akan dana atau pembelian barang.

Petugas Pelaksana Kas Kecil (Kasir Kas Kecil)

Minimal ada dua petugas pelaksana kas kecil. Mengingat fungsi dari kas kecil yang diperuntukkan untuk mendanai transaksi transaksi kecil yang sifatnya rutin setiap hari, satu orang petugas saja tidaklah cukup. Ketika salah satu kasir kas kecil meninggalkan kantor, entah karena pergantian shift atau karena cuti, hendaknya masih ada petugas kas keci lain yang dapat menggantikannya. Seorang kasir kas kecil sebaiknya memenuhi kriteria-krietria sebagai berikut : Menguasai dasar-dasar akuntansi, mampu menangani pembelian-pembelian dalam jumlah kecil, dapat bersikap konsisten, jujur dan mampu melakukan pekerjaan-perjaan yang memerlukan penggunaan spreadsheet sederhana (Misalnya : Excel). Manajemen hendaknya menyediakan pelatihan (training) yang memadai mengenai penanganan kas kecil. Memberikan petunjuk atau tips bagaimana melaksanakan kas kecil, mulai dari tata cara pengisian kembali kas kecil sanpai dengan cara-cara rekonsiliasi kas kecil, dan prosedur pembelian.

Pengelolaan dana kas kecil merupakan proses pengelolaan bukti transaksi dana kas kecil sampai pencatatan buku kas kecil. Beberapa prosedur pengelolaan kas kecil antara lain sebagai berikut:

a. Pembentukan dana kas kecil

Dana kas kecil dibentuk berdasarkan surat keputusan kepala bagian keuangan. Dalam perusahaan yang memiliki standar prosedur operasional, semua jenis pengeluaran kas melibatkan bagian utang sehingga unit organisasi yang terlibat dalam prosedur pembentukan dana kas kecil adalah bagian utang, bagian kasir, bagian jurnal dan laporan, serta pemegang dana kas kecil. Tugas masing-masing bagian adalah sebagai berikut:

1) bagian utang

2) bagian kasir

3) bagian jurnal dan laporan

4) pemegang dana kas kecil

Beberapa tahapan dalam pembentukan dana kas kecil :

1. Menafsir jumlah uang yang diperlukan untuk dana kas kecil.

Jumlah uang yang diperlukan untuk pembentukan dana kas kecil tergantung pada hal-hal berikut :

 Besar kecilnya perusahaan.

 Kebijaksanaan dari masing-masing perusahaan.

 Jumlah pengeluaran yang terjadi.

2. Setelah jumlahnya ditentukan, selanjutya ditarik sebuah cek dan diberi keterangan untuk dana kas kecil.

3. Uang yang diperoleh dari pencairan cek tersebut, pemegang dana kas kecil membuat laporan pertanggung jawaban dengan menyerahkan buku kas kecil.

4. Berdasarkan bukti-bukti transaksi tersebut, pemegang dana kas kecil membuat laporan pertanggung jawaban dengan menyerahkan buku kas kecil

Contoh :

Penarikan cek untuk dana kas kecil sebesar Rp2.000.000,00. Penarikan cek untuk dana kas kecil tersebut dicatat dengan ayat jurnal sebagai berikut.

Keterangan Debit Kredit

Dana kas kecil

Bank Rp 2.000.000,00

- -

Rp 2.000.000,00

Pengeluaran uang yang dilakukan melalaui dana kas kecil dibuatkan bukti kas kecil, karena tidak semua pengeluaran yang melalui dana kas kecil dapat dimintakan bukti pencatatan pembukuan seperti ongkos becak, ongkos bongkar muat (kuli), dan sebagainya.

Dalam bukti kas kecil dicantumkan nama dan tanda tangan penerima uang yang dapat berasal dari perusahaan. Apabila ada bukti pengeluaran dana kas kecil yang berasal dari pihak luar perusahaan, maka bukti tersebut ditampilkan sebagai bukti kas kecil. Bukti kas kecil tersebut disimpan oleh pemegang kas kecil sampai dana kas kecil dipertanggung jawabkan.

Contoh bukti kas kecil

Pemegang kas kecil mencatat semua bukti kas kecil dalam buku kas kecil.Buku kas kecil sebaiknya dibuat dua rangkap karena lembar yang asli digunakan untuk pertanggungjawaban dana kas kecil, sedangkan tembusannya disimpan oleh pemegang kas kecil sebgai arsip.

b. Pengeluaran dana kas kecil

formulir yang digunakan dalam pengeluaran dana kas kecil terdiri atas formulir surat permintaan pengeluaran dana kas kecil dan bukti pengeluaran kas kecil. Pihak yang terlibat dalam pengeluaran atau penggunaan dana kas kecil adalah penggunadana kas kecil dan pemegang dana kas kecil. Kegiatan masing-masing pihak adalah sebagai berikut:

1. Pemakai dana kas kecil

1) Mengisi surat permintaan pengeluaran dana kas kecil sebanyak dua lembar untukselanjutnya diserahkan kepada pemegang dana kas kecil.

2) Menerima uang tunai dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar pertama dari pemegang dana kas kecil.

3) Mengumpulkan bukti-bukti penggunaan dana kas kecil untuk dijadikan pendukung bukti pengeluaran kas kecil.

4) Mengisi formulir bukti pengeluaran kas kecil berdasarkan data bukti pendukung.

5) Menyerahkan bukti pengeluaran kas kecil, bukti-bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar pertama kepada pemegang dana kas kecil untuk ditukar dengan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar kedua.

6) Menerima surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar kedua yang telah dicap lunas dari pemegang dana kas kecil untuk diarsipkan.

2. Pemegang dana kas kecil

1) Menerima surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 dan 2 dari bagian yang memerlukan dana (pemakai).

2) Menyerahkan uang tunai dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 kepada pemakai dana kas kecil.

3) Menerima bukti pengeluaran kas kecil, bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran kas kecil lembar 1 dari pemakai dana kas kecil sebagai bukti pertanggungjawaban.

4) Membubuhkan cap lunas pada bukti pengeluaran kas kecil, bukti-bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 dan 2.

5) Menyerahkan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 2 yang telah dicap lunas kepada pemakai dana kas kecil.

6) Menyiapkan bukti pengeluaran kas kecil, bukti-bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1. Dokumen-dokumen tersebut diserahkan kepada bagian utang pada saat pengajuan permintaan pengisian kembali dana kas kecil.

c. Pengisian kembali dana kas kecil

Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan apabila sisa dana kas kecil dipandang tidak akan cukup untuk memenuhi permintaan bagian-bagian pemakai dana kas kecil. Formulir dan dokumen yang diperlukan dalam pengisian dana kas kecil terdiri atas formulir permintaan pengisian kembali dana kas kecil, formulir bukti pengeluaran kas, dan bukti pengeluaran kas kecil beserta dokumen pendukungnya. Pihak-pihak yang terlibat dalam pengisian kembali dana kas kecil adalah pemegang dana kas kecil, bagian utang, bagian kasir, serta bagian jurnal dan laporan.

Mutasi Dana Kas Kecil

Pada Mutasi atau perubahan kas pada dasarnya terjadi akibat adanya penerimaan dan pengeluaran dana. Dana kas kecil diterima dari kas umum dan dikeluarkan melalui bagian-bagian pemakai dana.

1. Transaksi yang mengakibatkan terjadinya mutasi dana kas kecil Transaksi yang mengakibatkan terjadinya mutasi dana kas kecil adalah sebagai berikut:

a. Transaksi pembentukan dana kas kecil sebesar jumlah menurut keputusan kepala bagian keuangan, dokumen transaksi tersebut adalah sebagai berikut:

 Bukti pengeluaran kas yang dibuat oleh bagian utang

 Surat keputusan kepala bagian keuangan sebagai dokumen pendukung

b. Transaksi pemakaian dana kas kecil melalui bagian-bagian pemakai dana, dokumen traksaksi tersebut adalah sebagai berikut:

 Bukti pengeluaran dana kas kecil yang dibuat bagian-bagian pemakai dana

 ukti-bukti penggunaan dana seperti nota kontan, dan kuitansi yang dibuat pihak luar perusahaan sebagai dokumen pendukung

 Surat permintaan pengeluaran dana kas kecil yang dibuat bagian-bagian

pemakai sebagai dokumen pendukung

c. Transaksi pengisian kembali dana kas kecil, dokumen transaksi tersebut adalah sebagai berikut:

 Bukti pengeluaran kas yang dibuat bagian utang

 Surat permintaan pengisian kembali dana kas kecil sebagai dokumen pendukung, dibuat oleh bagian-bagian pemegang dana kas kecil

 Bukti pengeluaran kas kecil sebagai dokumen pendukung, dibuat oleh bagian-bagian pemakai dana kas kecil

2.Dokumen/bukti pengelolaan dana kas kecil

Setiap transaksi yang akan memengaruhi posisi saldo kas kecil, harus dicatat kedalam dokumen yang digunakan untuk mengelola administrasi dana kas kecil. Identifikasi mutasi dana kas kecil harus didukung oleh bagian-bagian yang berkaitan dengan mutasi tersebut, agar pertanggungjawaban penggunaan dana kas kecil lebih jelas. Dokumen-dokumen yang berkaitan dengan dana kas kecil adalah sebagai berikut:

1) Dokumen/bukti penerimaan kas

2) Dokumen/bukti pengeluaran kas kecil

3) Bukti kas keluar (BKK)

4) Permintaan pengeluaran kas kecil (PPKK)

5) Bukti pengeluaran kas kecil (BPKK)

6) Permintaan pengisian kembali kas kecil (PPKKK)

Metode Pencatatan Kas Kecil

1) Metode Imprest

Adalah metode pembukuan kas kecil dimana jumlah rekening kas kecil selalu tetap. Setiap terjadi pengeluaran, pemegang kas kecil tidak langsung melalukan pencatatan, tapi hanya mengumpulkan bukti-bukti pengeluarannya. Pada waktu yang telah ditetapkan, bila dana kas kecil sudah hampir habis baru dilakukan pembukuan berdasarkan bukti-bukti pengeluaran, kemudian pemegang kas kecil mengajukan pembentukan dana kas kecil kepada bendahara kas yang besarnya sesuai dengan pembukuan dan bukti-bukti pengeluaran, sehingga dana kas kecil tetap dalam jumlah semula.

Langkah-langkah operasional metode imprest sebagai berikut :

1. Pembentukan dana kas kecil dimana pemegang kas kecil diserahi sejumlah uang tunai untuk pembayaran pengeluaran-pengeluaran yang diprediksikan dapat memenuhi kebutuhan dalam jangka waktu tertentu.

2. Dana kas kecil digunakan untuk pembayaran pengeluaran-pengeluaran .

3. Setelah dana kas kecil habis, kasir kas kecil melakukan pembentukan dana kas kecil kembali yaitu dengan mengisi sebesar jumlah pengeluaran.

Uraiannya adalah sebagai berikut :

1. Membentuk Dana

Dua tahap pokok dalam membentuk dana kas kecil adalah:

 Menunjuk petugas kas kecil yang bertanggung jawab atas dana

 Menentukan jumlah dana yang diperlukan

Umumnya, jumlah yang diperkirakan untuk menutup pengeluaran yang diantisipasi adalah jumlah untuk periode 3-4 minggu ke depan. Untuk membentuk dana, utang cek ke penjaga (kustodian) kas kecil diterbitkan sebesar jumlah yang ditentukan tersebut. Contoh: jika Laird Company memutuskan untuk membentuk dana sebesar $ 100 pada tanggal 1 Februari, ayat jurnalnya:

Kustodian mencairkan cek dan menyimpan hasilnya pada kotak atau tempat kecil kas kecil yang terkunci. Sebagian besar dana kas kecil dibentuk dengan jumlah yang tetap. Tidak ada ayat jurnal tambahan yang dibuat untuk akun Kas Kecil selama manajemen tidak mengubah jumlah dana yang dikehendaki. Contoh: Jika Laird Company memutuskan pada tanggal  1 Juni untuk menaikkan jumlah dana menjadi $ 250.

2. Melakukan Pembayaran Dari Dana

Penjaga (kustodian) dana kas kecil memiliki wewenang untuk melakukan pembayaran dari dana kas sesuai dengan kebijakan manajemen.

Umumnya, manajemen membatasi besarnya pembelanjaan yang dilakukan. Juga, mungkin tidak diizinkan menggunakan dana tersebut untuk transaksi tertentu (seperti memberikan pinjaman jangka pendek kepada karyawan). Setiap pembayaran dari dana harus didokumentasikan pada tanda terima kas kecil yang telah diberi penomoran sebelumnya (atau Voucher kas kecil).

Tanda tangan kustodian dan pihak penerima pembayaran diperlukan pada tanda terima tersebut. Jika dokumen pendukung lainnya seperti tagihan biaya angkut atau faktur tersedia, maka harus dilampirkan juga pada tanda terima kas kecil.

Tanda terima disimpan di kotak kas kecil hingga dana nyaris habis dan perlu diisi ulang. Jumlah pada tanda terima kas kecil dan uang di dana seharusnya sama dengan jumlah yang dibentuk setiap waktu. Perhitungan dadakan dapat dilakukan kapan saja dengan pihak yang tidak terkait, seperti auditor internal, untuk menentukan bahwa apakah dana yang dijaga masih tetap utuh.

Tidak ada pencatatan akuntansi saat dilakukan pembayaran dari kas kecil.

Hal ini dianggap tidak diperlu. Sebagai gantinya, pengaruh akuntansi atas setiap pembayaran diakui ketika dana diisi ulang.

3. Mengisi Ulang Dana

Ketika uang pada kas kecil mencapai tingkat minimum, dana diisi ulang. Permintaan penggantian uang (reimbursement) diusulkan oleh penjaga (kustodian) kas kecil. Pihak ini menyiapkan skedul (atau ringkasan) pembayaran-pembayaran yang telah dilakukan dan memberikan skedul tersebut, disertai dengan tanda terima kas kecil dan dokumentasi lainnya ke bagian bendahara. Tanda terima dan dokumen pendukung dipelajari oleh bagian bendahara untuk diverifikasi bahwa telah dilakukan pembayaran yang memadai dari dana tersebut. Bagian bendahara kemudian menyetujui permohonan itu dan sebuah cek disiapkan untuk mengisi ulang dana dengan jumlah yang sama besar saat dana dibentuk. Pada saat yang sama, dokumen pendukung diberi stempel (dicap) “lunas” sehingga tidak dapat dilampirkan lagi untuk permohonan pembayaran.

Dana kas kecil seharusnya diisi ulang pada akhir periode akuntansi

tanpa memerhatikan uang tunai yang masih ada di dana. Pengisian ulang pada saat ini diperlukan untuk mengetahui pengaruh pembayaran kas kecil pada laporan keuangan.

Pengendalian internal atas dana kas kecil diperkuat dengan:

 Memiliki supervisor untuk melakukan perhitungan mendadak atas dana untuk menjamin apakah voucher yang dibayar dan dana kas sama dengan jumlah di awal.

 Membatalkan atau menarik voucher yang sudah dibayar sehingga tidak bisa diajukan ulang atau diganti.

Keuntungan metode imprest :

 Menghemat waktu bagi kasir kas kecil, karena tidak diganggu setiap kali terjadi pembelian atau pengeluaran kas kecil.

 Menghemat waktu dalam pembukuan pengeluaran rekening nominal.

2) Metode Fluktuasi

Sistem dana tidak tetap (Fluctuative System), merupakan sistem di mana besarnya dana kas kecil berubah-ubah sesuai dengan pengeluaran dan penerimaan atau penambahan kas kecil. Pada sistem ini, pengelola kas kecil melakukan pencatatan pada buku kas kecil untuk setiap pengeluaran maupun penambahan dana kas kecil yang akan dijadikan dasar untuk diposting ke perkiraan-perkiraan buku besar.

Pengisian kas kecil pada waktu tertentu selalu sama setiap terjadi pengeluaran. Pemengang kas kecil harus melakukan pencatatan dengan mengkredit kas kecil setiap terjadi pengeluaran kas kecil.

Karena pengeluaran setiap periode tidak sama, sedangkan pengisian dana kas kecil pada setiap periode dalam jumlah yang sama, maka jumlah rekening kas kecil akan selalu berubah sesuai dengan fluktuasi pengeluaran yang terjadi.

Perhitungan Fisik Dana Kas Kecil

Perhitungan fisik dana kas kecil dilakukan oleh petugas yang tidak terkait dengan tugas pengelolaan kas kecil. Uang tunai dan benda-benda yang tergolong dalam kas kecil dihitung dan dilaporkan secara rinci mengenai jenis dan nilai persatuan. Jumlah saldo kas kecil menurut perhitungan fisik harus sama dengan saldo kas kecil menurut catatan.

Selisih Dana Kas Kecil

Jika kas menurut perhitungan fisik lebih besar daripada kas menurut catatan, disebut selisih kas lebih (cash overage). Jika sebaliknya, disebut selisih kas kurang (cash shortage). Selisih kas dapat terjadi karena hal-hal berikut:

 Jumlah yang diterima atau dikeluarkan lebih besar atau lebih kecil daripada jumlah yang seharusnya dicatat, karena tidak terjadinya uang pecahan kecil

 Kehilangan akibat kekeliruan saat transaksi pertukaran, misalnya saat memberikan uang kembali

 Adanya uang palsu

 Kesalahan pencatatan dalam jurnal

 Sebab-sebab lain yang sama sekali tidak diketahui Pada akhir periode pencatatan, selisih kas lebih dianggap sebagai pendapatan dan selisih kas kurang dianggap sebagai kerugian atau beban.

5. Peralatan dan Perlengkapan yang Dibutuhkan Dalam Pengelolaan Dokumen

Pengajuan Uang Tunai/Kas Kecil

a. Peralatan/Dokumen yang Dibutuhkan Dalam Pengelolaan Dokumen Pengajuan Uang Tunai/Kas Kecil

1) Bukti Kas Keluar

2) Cek

3) Permintaan Pengeluaran Kas Kecil

4) Bukti Pengeluaran Kas Kecil

5) Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil

b. Perlengkapan yang Dibutuhkan Dalam Pengelolaan Dokumen Pengajuan Uang

Tunai/Kas Kecil

Dalam mengelola dana kas kecil pada perusahaan atau organisasi seorang petugas keuangan (junior cashier) memerlukan beberapa perlengkapan seperti bukti transaksi penerimaan atau pengisian dana kas kecil (misalnya: cek), bukti transaksi dana yang dikeluarkan (dibelanjakan), peralatan menulis, alat hitung, formulir jurnal, dan formulir penerimaan serta pengeluaran atau mutasi dana kas kecil.

Sedangkan dokumen yang dibutuhkan antara lain seperti bukti kas keluar, cek, permintaan atau pengeluaran kas kecil, bukti pengeluaran kas kecil, dan permintaan pengisian kembali kas kecil.

Perlengkapan yang dibutuhkan dalam mengelola kas kecil:

1) Formulir bukti kas masuk

2) Formulir bukti kas keluar

3) Formulir permohonan pengisian kas kecil.

4) Berbagai macam bukti transaksi

5) Peti uang

6) Ordner

7) Buku kas

8) Alat tulis

9) Komputer

10) Alat untuk mrnghitung

11) Printer

12) Perforator

13) Stapler

14) Tab/guide