DASAR PENGELOLAAN ADM KEUANGAN

DASAR PENGELOLAAN ADM KEUANGAN

Keuangan adalah darah bagi kehidupan. Sebagai bahan yang diperlukan untuk fungsi dari setiap kantor, industri, perusahaan dapat dibuat tersedia melalui uang. Oleh karena itu, keuangan memainkan peran penting dalam bisnis. Kekuatan ekonomi yang dipicu oleh revolusi industri, telah memberikan arti baru dan konten dinamis untuk administrasi keuangan.

Definisi Administrasi Keuangan

Menurut Jaze Gaston, “Financial Administration is that part of government organization which deals with the collection, preservation and distribution of public funds, with the coordination of public revenue and expenditure, with the management of credit operations on behalf of the State and with the general control of the financial affairs of public household“.

“Administrasi Keuangan adalah bagian dari organisasi pemerintah yang berkaitan dengan pengumpulan, pelestarian dan penyaluran dana publik, dengan koordinasi pendapatan dan belanja publik, dengan pengelolaan kredit operasi atas nama Negara dan dengan umum kontrol urusan keuangan rumah tangga umum “.

Menurut L. D. White, “Fiscal Management includes those operations designed to make funds available to officials and to ensure their lawful and efficient use.”

“Manajemen Fiskal termasuk operasi-operasi yang dirancang untuk menyediakan dana bagi para pejabat dan untuk memastikan penggunaan yang sah dan efisien mereka.”

Menurut istilah, Administrasi Keuangan terdiri dari dua kata. ‘Keuangan’ dan ‘Administrasi’. Pengertian administrasi mengacu pada organisasi dan manajemen usaha manusia dalam mengejar tujuannya. Kata ‘keuangan’ mengacu pada sumber daya moneter.

Jadi pengertian administrasi keuangan mengacu pada serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan membuat uang yang tersedia untuk berbagai cabang organisasi, yang memungkinkannya untuk melaksanakan maksud dan tujuannya. Apakah itu adalah sebuah keluarga, bisnis atau departemen pemerintah, untuk kegiatan yang bergantung pada ketersediaan dana, dengan administrasi keuangan yang bersangkutan.

anggung Jawab Administrasi Keuangan

Seorang administrator keuangan mengawasi operasi keuangan harian dan perencanaan keuangan jangka panjang. Pekerjaan meliputi :

pengembangan proses

laporan

pedoman yang dibutuhkan untuk membangun dan menjaga keuangan perusahaan

koordinasi departemen keuangan kepegawaian

Seorang staff administrasi keuangan yang sukses sangat terorganisir dan profesional berorientasi pada detail dengan analitis, komunikasi dan keterampilan matematika yang kuat. Mereka harus memahami persyaratan hukum dan peraturan yang berkaitan dengan keuangan usaha di tingkat lokal, negara bagian dan federal, dan tahu teknik audit untuk membantu memastikan operasi keuangan perusahaan tetap mematuhi peraturan. Penguasaan komputer untuk posisi ini termasuk spreadsheet, presentasi, pengolah kata dan perangkat lunak pelaporan.

7 PRINSIP MANAJEMEN KEUANGAN

Manajemen keuangan bukan hanya berkutat seputar pencatatan akuntansi. Dia merupakan bagian penting dari manajemen program dan tidak boleh dipandang sebagai suatu aktivitas tersendiri yang menjadi bagian pekerjaan orang keuangan. Manajemen keuangan pada NGO lebih merupakan pemeliharaan suatu kendaraan. Apabila kita tidak memberinya bahan bakar dan oli yang bagus serta service teratur, maka kendaraan tersebut tidak akan berfungsi secara baik dan efisien. Lebih parah lagi, kendaraan tersebut dapat rusak ditengah jalan dan gagal untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.

Dalam prakteknya, Manajemen Keuangan Adalah tindakan yang diambil dalam rangka menjaga kesehatan keuangan organisasi. Untuk itu, dalam membangun sistem manajemen keuangan yang baik perlulah kita untuk mengidentifikasi prinsip-prinsip manajemen keuangan yang baik. Ada 7 prinsip dari manajemen keuangan yang harus diperhatikan.

1. Konsistensi (Consistency)

Sistem dan kebijakan keuangan dari organisasi harus konsisten dari waktu ke waktu. Ini tidak berarti bahwa sistem keuangan tidak boleh disesuaikan apabila terjadi perubahan di organisasi. Pendekatan yang tidak konsisten terhadap manajemen keuangan merupakan suatu tanda bahwa terdapat manipulasi di pengelolaan keuangan.

2. Akuntabilitas (Accountability)

Akuntabilitas adalah kewajiban moral atau hukum, yang melekat pada individu, kelompok atau organisasi untuk menjelaskan bagaimana dana, peralatan atau kewenangan yang diberikan pihak ketiga telah digunakan. NGO mempunyai kewajiban secara operasional, moral dan hukum untuk menjelaskan semua keputusan dan tindakan yang telah mereka ambil. Organisasi harus dapat menjelaskan bagaimana dia menggunakan sumberdayanya dan apa yang telah dia capai sebagai pertanggungjawaban kepada pemangku kepentingan dan penerima manfaat. Semua pemangku kepentingan berhak untuk mengetahui bagaimana dana dan kewenangan digunakan.

3. Transparansi (Transparency)

Organisasi harus terbuka berkenaan dengan pekerjaannya, menyediakan informasi berkaitan dengan rencana dan aktivitasnya kepada para pemangku kepentingan. Termasuk didalamnya, menyiapkan laporan keuangan yang akurat, lengkap dan tepat waktu serta dapat dengan mudah diakses oleh pemangku kepentingan dan penerima manfaat. Apabila organisasi tidak transparan, hal ini mengindikasikan ada sesuatu hal yang disembunyikan.

4. Kelangsungan Hidup (Viability)

Agar keuangan terjaga, pengeluaran organisasi di tingkat stratejik maupun operasional harus sejalan/disesuaikan dengan dana yang diterima. Kelangsungan hidup (viability) merupakan suatu ukuran tingkat keamanan dan keberlanjutan keuangan organisasi. Manager organisasi harus menyiapkan sebuah rencana keuangan yang menunjukan bagaimana organisasi dapat melaksanakan rencana stratejiknya dan memenuhi kebutuhan keuangannya.

5. Integritas (Integrity)

Dalam melaksanakan kegiatan operasionalnya, individu yang terlibat harus mempunyai integritas yang baik. Selain itu, laporan dan catatan keuangan juga harus dijaga integritasnya melalui kelengkapan dan keakuratan pencatatan keuangan

6. Pengelolaan (Stewardship)

Organisasi harus dapat mengelola dengan baik dana yang telah diperoleh dan menjamin bahwa dana tersebut digunakan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Secara praktek, organisasi dapat melakukan pengelolaan keuangan dengan baik melalui : berhati-hati dalam perencanaan stratejik, identifikasi resiko-resiko keuangan dan membuat system pengendalian dan sistem keuangan yang sesuai dengan organisasi.

7. Standar Akuntansi (Accounting Standards)

Sistem akuntansi dan keuangan yang digunakan organisasi harus sesuai dengan prinsip dan standar akuntansi yang berlaku umum. Hal ini berarti bahwa setiap akuntan di seluruh dunia dapat mengerti sistem yang digunakan organisasi.

Anggaran belanja adalah suatu pernyataan yang terurai tentang sumber-sumber keuangan yang perlu untuk melaksanakan berbagai program sekolah selama periode satu tahun fiskal. Proses pembuatan anggaran pendidikan melibatkan penentuan pengeluaran maupun pendapatan yang bertalian dengan keseluruhan operasi sekolah.[6]

a.       Jenis Kegiatan

a)      Kegiatan operasi, yaitu kegiatan-kegiatan dengan menggunakan alat atau tanpa alat yang berkaitan dengan proses belajar mengajar baik dalam maupu di luar kelas.

b)      Kegiatan Perawatan, yaitu kegiatan perawatan yang dilakukan untuk memelihara dan memperbaiki sarana dan prasarana yang ada di sekolah agar sarana prasaran tersebut dapat berfungsi dalam menunjang kelancaran proses belajar mengajar.

b.      Sumber Dana

Sumber dana untuk penyelenggaraan kegiatan pendidikan di sekolah, yaitu:

a)  Dari pemerintah berupa:

- Anggaran Rutin (DIK)

- Anggaran Operasional, pembangunan dan perawatan (OPF)

- Dana Penunjang Pendidikan (DPP)

b) Dari orang tua siswa, adalah dana yang dikumpulkan dari pengurus BP3/ komite sekolah dari orang tua siswa.

c) Dari masyarakat, misalnya: sumbangan perusahaan industri, lembaga sosial donatur, tokoh masyarakat, alumni, dsb.

c.       3) Penyususnan Rencana Operasional (RENOP)

Dalam penyususnan RENOP sebaiknya menempuh kebijakan berimbang, dan pelaksanaan operasional di sekolah membentuk team work yang terdiri dari para wakil kepala sekolah dibantu para wakil kepala sekolah dibantu beberapa guru senior. Atas dasar hasil kerja team tersebut baru dibahas dalam forum rapat dewan guru dan nara sumber lain yang dianggap perlu, sehingga akan bertanggung jawab terhadap keberhasilan rencana tersebut.

Untuk memformat program kerja tersebut, langkah-langkah yang dilakukan :

a) Menginventarisir kegiatan sekolah pada tahun ajaran mendatang

b) Menyusun list kegiatan menurut sekolah prioritas

c) Menentukan sasaran atau volume

d) Menentukan unit cost dengan membandingkan unit cost atau penjajakan ke jalan

e) Menghimpun data pendukung :

• Data sekolah ( murid, guru, pegawai, pesuruh, jam mengajar, praktik laboratorium)

• Data fisik ( gedung, ruang kepsek, ruang guru, ruang laboratorium, WC, dan lain-lain)

f) Membuat kertas kerja dan laporan

g) Menentukan sumber dana dan pembenaan anggaran

h) Menuangkan dalam format baku untuk usulan RENOP

i) Proses usulan atau pengiriman

Sementara itu, menurut Consortium on Renewing Education[7] Sekolah (lembaga pendidikan) mempunyai lima bentuk modal yang perlu dikelola untuk keberhasilannya yaitu:

1. Integrative capital (modal integrative)

2. Human capital (modal manusia)

3. Financial capital (modal keuangan)

4. Social capital (modal social)

5. Political capital (modal politik)

Modal integratif adalah modal yang berkaitan dengan pengintegrasian empat modal lainnya untuk dapat dimanfaatkan bagi pencapaian program/tujuan pendidikan. Modal manusia adalah sumberdaya manusia yang kemampuan untuk menggunakan pengetahuan bagi kepentingan proses pendidikan/pembelajaran. Modal keuangan adalah dana yang diperlukan untuk menjalankan dan memperbaiki proses pendidikan. Modal sosial adalah ikatan kepercayaan dan kebiasaan yang menggambarkan sekolah sebagai komunitas. Modal politik adalah dasar otoritas legal yang dimiliki untuk melakukan proses pendidikan/pembelajaran.

Di dalam suatu perusahaan prosedur penerimaaan uang melibatkan beberapa bagian transaksi-transaksi penerimaan uang tidak terpusat pada suatu bagian saja agar dapat memenuhi prinsip-prinsip internal control.

      Ruchiyat Kosasi, Auditing Prinsip Accounting (2001 : 35) mengatakan bahwa diantara bagian-bagian yang terlibat di dalam proses penerimaan uang, sebagai berikut :

1. Bagian surat masuk

2. K a s i r

3. Bagian piutang

4. Bagian pemeriksaan interen

      Bagian surat masuk bertugas menerima semua surat-surat yang diterima perusahaan. Surat yang berisi pelunasan piutang  harus  dipisahkan dari surat-surat lainnya. Setiap hari bagian surat membuat daftar penerimaan uang harian,  mengumpulkan chek dan remittance advice. Kecocokan antara jumlah dalam chek dengan jumlah dalam remittance menjadi tanggung jawab bagian surat masuk.Setelah daftar penerimaan uang harian selesai dikerjakan oleh bagian surat masuk, maka  daftar tersebut didistribusi oleh kepala bagian yang  bersangkutan, satu lembar bersama-sama dengan chek di serahkan kepada kasir.

      Dari Satu lembar bersama dengan remitttance advice diserahkan kepada seksi piutang. Jika dalam surat yang diterima oleh bagian surat masuk terdapat remittance sesudah diterima, amplop dari langganan dapat digunakan sebagai remittance sesudah ditulis jumlahnya pada halaman muka amplop tersebut.

      Kasir bertugas menerima uang yang berasal dari bahan surat masuk pembayaran langsung dari penjualan oleh salesman. Kasir membuat surat setoran kebank dan menyetorkan semua uang yang diterimanya.

      Agar penerimaan uang ini dapat diawasi dengan baik,  maka satu lembar bukti sebagai setoran dari bank langsung dikirm ke bagian akuntansi. Bukti setoran yang diterima di bagian akuntansi dicocokkan dengan daftar penerimaan uang yang dibuat oleh bagian surat masuk dan oleh kasir. Salah satu cara pengawasan penerimaan uang langsung oleh kasir dapat dilakukan dengan dibuatnya bukti kas masuk yang di  beri nomor urut yang dicetak

      Sumber  dan  bentuk  penerimaan   uang  menurut  Zaki Baridwan       (2003 ; 199), sebagai berikut penerimaan uang/ kas biasanya berasal dari berbagai bentuk sumber, ada sumber yang sering terjadi seperti pelunasan piutang, penjualan tunai, tetapi ada pula sumber penerimaan yang jarang terjadi, seperti penjualan aktiva tetap.

      Selain sumber-sumber tersebut, penerimaan-penerimaan uang bisa juga berasal dari adanya pinjaman baik dari bank maupun dari pinjaman wesel. Apabila terjadi setoran model baru, maka ini juga merupakan sumber penerimaan kas.

      Formulir-formulir yang digunakan dalam prosedur penerimaan uang menurut Zaki Baridwan, Akuntansi Keuangan (2003 : 100) adalah sebagai berikut

1.  Dokumen (bukti) asli  pendukung setiap  penerimaan uang yang terdiri dari :

    -  Pemberitahuan tentang pelunasan dari para langganan (remittance advice) atau amplop.

    -  Bukti penerimaan uang yang diberi nomor urut yang  di cetak dan dibuat oleh kasir untuk penerimaan uang   langsung.

    -   Pita daftar penjualan tunai

    -   Pemberitahuan tentang pelunasan, daftar penjualan salesman.

    -   Pemberitahuan dari bank tentang pinjaman, penagihan oleh bank.

2. Data  harian  yang  menunjukkan  kumpulan ataukah  ringkasan  penerimaan kas yang terdiri dari :

    -    Bukti setoran ke bank                                                       

    - Daftar penerimaan kas harian (dibuat oleh kasir)  dan daftar penerimaan kas harian (yang dibuat oleh bagian surat masuk).

    -   Ringkasan cash register

    -   Proof tapes

3.  Buku jurnal (book of original entry)                                                       

    - Jurnal penerimaan uang (terperinci)

    - Kombinasi proof shhet dengan jurnal penerimaan uang.

4.   Buku pembantu piutang dan buku besar

Uang tunai/ kas adalah barang yang mudah menjadi sasaran pencurian dan penyelewengan, karena uang itu mudah dibawa, maka mudah disimpang dan mudah digunakan untuk mengadakan transaksi. Oleh karena itulah pengawasan yang baik sangat diperlukan, sejak saat diterimannya sampai dimaksudkan  ke dalam basi peti atau ( brankas ), atau langsung disimpang kebank agar uang tersebut dapat terhindar dari beberapa bahaya (resiko) yang bisa melanda perusahaan.

      Untuk bisa menyusun suatu manual atau pedoman tentang sistem dan prosedur pencatatan kas, maka terlebih dahulu harus diadakan analisa tentang fungsi daripada pengeluaran  kas tersebut. Sehubungan dengan hal tersebut, Ruchiyat Kosasi, Auditing, Prinsip Accounting, (2001 :102) mengemukakan, sebagai berikut :

1. Pengeluaran  kas  harus  diperinci  agar  dapat  disusun suatu ikhtisar laporan   dan pencatatan, dari kedalam jurnal pengeluaran kas.

2. Dalam perusahaan kecil, pos-pos debet dapat berasal dari "voucher  register", jurnal  pembelian (buku pembelian),  atau dari perincian faktur-faktur terpisah dari prosedur jurnal ataukah catatan harian. Jadi buku jurnal atau pencatatan  pengeluaran kas dipakai sebagai kontrol chek   terhadap buku-buku tersebut di atas.                                                       

3. Sebagian  besar pos-pos debet sebagai lawan pengeluaran kas adalah pos-pos harta, utang dan biaya tetapi juga bisa berakibat pos debet pada kelompok rekening dalam neraca serta rugi laba. Catatlah pengeluaran kas dengan baik dan posting ke pos debet. Suatu sistem  efektif mengenai  pengeluaran kas  hal sangatlah penting sehingga tidak kalah pentingnya dengan sistem yang ada pada penerimaan kas. Oleh karena pengurus dan pimpinan suatu perusahaan harus  mengirim surat dan dapat  menjelaskan  mengenai  siapa yang berwewenang untuk menandatangani chek. Semua pembayaran/ pengeluaran kas, sebaiknya dilakukan dengan chek atau nama perusahaan ataukah chek voucher, merupakan suatu formulir yang dikirim kepada kreditur sebagai pemberitahuan tentang pembayaran bersama dengan cheknya, tembusannya merupakan catatan utang yang menunjukkan suatu persetujuan  pembayaran, sehingga bukti tanda terima dapat diperoleh secara otonomi. Oleh karena penandatanganan chek-chek yang cukup banyak ini yang memerlukan suatu ketelitian dan keamanan sehingga mereka yang menandatangani chek harus mempertanggung jawabkan setiap transaksi yang meragukan atau tidak dimengerti sepenuhnya.  Meskipun sistem pengendalian interen tidak dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan organisasi, tetapi dalam hal ini perlu adanya pedoman dalam pembukuan.

      Sistem dan  pembukuan dalam pengendalian interen yang  perlu diperhatikan, sebagai berikut :                                                     

1. Sebelum faktor pembelian disetujui untuk dibayar, harus dilakukan pemeriksaan perhitungan-perhitungannya dalam faktur dan dokumen-dokumen pendukungnya.

2   Dalam  hal  adanya  retur pembelian, maka jumlahnya harus dapat ditentukan untuk mengurangi hutang yang akan dibayar.

3.  Semua hutang dibayar dalam periode potongan sehingga diperoleh potongan pembelian.

4.  Jumlah saldo dalam buku pembantu hutang harus cocok dengan besarnya saldo rekening kontrolnya dan dengan surat pernyataan piutang dari penjual (kreditur).

5. Semua pengeluaran uang harus dengan chek kecuali untuk pengeluaran dari kas kecil.

6.   Pembentukan dana kas kecil dengan inpers sistem.

7.  Penandatanganan chek harus dipisahkan dari orang yang memegang buku chek.

8. Petugas yang menandatangani chek dibedakan dari petugas yang menyetujui pengeluaran kas dan sedapat mungkin ke-  duanya harus menyarankan uang jaminan.

9.  Harus ada pertanggung jawaban dari pemegang buku chek tentang nomor-nomor chek yang digunakan, serta yang di-   batalkan.

10. Tanggung  jawab  penerimaan  uang harus dipisahkan dari tanggung jawab atas pengeluaran kas, dimana prinsip ini  tidak  berlaku untuk lembaga-lembaga keuangan seperti bank.                                                       

11. Petugas  pengeluaran uang harus dipisahkan dari petugas   

yang mengerjakan pembukuan kas.

12. Rekonsiliasi dibuat laporan  dilakukan  oleh  petugas  yang  tidak menandatangani chek, atau menyetujui pengeluaran.

13. Persetujuan pengeluaran uang harus didukung dengan faktur dari penjual yang sudah disetujui serta dokumen-dokumen pendukung lainnya.

14. Chek untuk pengisian kas kecil dan gaji pegawai harus dibuat atas nama penerima.

15. Sesudah dibayar, semua dokumen pendukung harus di cap lunas atau dilubang agar tidak digunakan lagi.

16.   Dilakukan cuti berkala untuk petugas-petugas pengeluaran uang kas.

17. Transfer uang antara bank harus dengan izin khusus dan dibuat rekening perantara.