CARA PENANGANAN DAN PEMELIHARAAN DOKUMEN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

MEMAHAMI TATA CARA PENANGANAN DAN PEMELIHARAAN DOKUMEN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

Dalam peraturan Kepala BKN Nomor 18 Tahun 2011, tanggal 18 Juli 2011 tentang Pedoman Pengelolaan Tata Naskah Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil, diuraikan mengenai peraturan yang menjadi pedoman bagi Instansi Pusat maupun Daerah.

Pedoman ini digunakan dalam pengelolaan tata naskah kepegawaian PNS, baik dalam bentuk dokumen fisik maupun image document. Tujuannya agar dapat terwujud sistem informasi kepegawaian yang terintegrasi secara nasional.

Tata naskah kepegawaian PNS menurut pedoman ini adalah sistem penyimpanan dan pengelolaan dokumen kepegawaian sejak diangkat sebagai calon PNS / PNS hingga mencapai batas usia pensiun, yang berupa surat – surat keputusan yang ditetapkan oleh pejabat yang berwenang di bidang kepegawaian.

Pengelolaan dokumen kepegawaian yang baik dan optimal dapat memudahkan proses peremajaan data kepegawaian yang tersimpan secara elektronik dalam database kepegawaian, sehingga didapatkan kecocokan data antara dokumen fisik dengan data elektronik.

Seorang pegawai administrasi harus dapat menangani dokumen dari berbagai jenis arsip kepegawaian PNS dengan baik. Penanganan dokumen tersebut pada dasarnya hampir sama seperti penanganan dokumen lain pada umumnya. Yang membedakan adalah pencatatan berbagai dokumen tersebut pada buku arsip masing-masing.

Pada umumnya penanganan dokumen dibagi dalam 3 bagian yakni:

1. Pengurusan/Penanganan Dokumen

2. Penyimpanan dan Penataan Arsip Dokumen

3. Penemuan kembali dan Peminjaman Arsip Dokumen

Penyimpanan dan penemuan kembali arsip dokumen kepegawaian sama prosesnya dengan dokumen lainnya. Hanya saja, untuk pengurusan dan penanganan dokumen kepegawaian yang membedakan adalah pada buku pencatatan masing-masing dokumen arsip kepegawaian.

Buku pencatatan arsip yang digunakan dalam hal ini disebut juga buku penjaga administrasi kepegawaian. Adapun buku pencatatan arsip tersebut terdiri dari:

1)      Daftar Kepemilikan Kartu Tunjangan Pensiun (TASPEN)

2)      Daftar Nama Pejabat Struktural

3)      Daftar Nama Pejabat Fungsional

4)      Daftar Cuti Pegawai Negeri Sipil

5)      Buku Penjagaan Kenaikan Pangkat (KP) Pegawai NegeriSipil (PNS)

6)      Buku Penjagaan Kenaikan Gaji Berkala (KGB) Pegawai Negeri Sipil (PNS)

7)      Daftar Kepemilikan Kartu Istri / Suami (KARIS / KARSU)

8)      Daftar Kepemilikan Kartu Pegawai Negeri Sipil (KARPEG)

9)      Daftar Kepemilikan Kartu Asuransi Kesehatan (ASKES)

10)  Daftar Urut Kepangkatan (DUK) Pegawai Negeri Sipil (PNS) Daerah

11)  Buku Catatan Pensiun dan Realisasinya

12)  Buku Catatan Pelanggaran Disiplin Pegawai Negeri Sipil (PNS)

13)  Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Diklat

14)  Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Tugas Belajar

15)  Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Tugas - Tugas Lainnya

16)  Buku Induk Pegawai Negeri Sipil (PNS)

Bentuk format dari masing - masing buku penjaga administrasi kepegawaian dapat dibuat menyesuaikan dokumen yang akan dicatat pada buku tersebut. Format yang dibuat mengikuti informasi yang terdapat pada masing-masing dokumen kepegawaian.

CARA PENANGANAN DOKUMEN ADMINSITRASI KEPEGAWAIAN

Penanganan dokumen administrasi kepegawaian dapat dilakukan dengan cara, sebagai berikut :

1)      Menghimpun : Menghimpun adalah kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang diperlukan untuk keperluan tertentu yang sebelumnya masih belum diklasifikasikan penghimpunannya.

2)      Mencatat : mencatat adalah kegiatan membubuhkan berbagai keterangan tertulis pada dokumen yang masih dianggap penting, dengan tujuan agar tulisan dapat dibaca, dikirim, dan disimpan.

3)      Mengolah : mengolah yakni mencakup macam - macam kegiatan yang dilakukan dengan cara mengolah berbagai keterangan yang ada dengan tujuan untuk menyajikan maksud yang lebih bermanfaat.

4)      Menggandakan : menggandakan adalah kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara tertentu sebanyak jumlah tertentu sesuai yang diinginkan.

5)      Mengirim : mengirim merupakan bentuk kegiatan menyampaikan dokumen ke pihak lain dengan menggunakan alat dan perantara.

6)      Menyimpan : menyimpan adalah kegiatan menyimpan data dan dokumen tertentu di tempat tertentu, dengan tujuan agar dokumen dapat terjaga semaksimal mungkin, dan bisa digunakan suatu saat nanti ketika diperlukan.

CARA PEMELIHARAAN DOKUMEN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

Sedangkan untuk memelihara dokumen pada administrasi kepegawaian, dapat dilakukan dengan beberapa cara, tergantung pada bentuk dokumen yang dikelola. Bentuk dokumen tersebut dapat berupa data fisik maupun data digita.

Data Fisik

Untuk penyimpanan dokumen berupa fisik artinya penyimpanan dokumen atau file tersebut berupa kertas, surat, gambar, patung dan lain-lain. Penyimpanan dokumen fisik ini biasanya disebut sebagai bentuk arsip, yaitu menyimpan secara langsung dokumen ditempat yang telah ditentukan dengan diberi label tertentu.

Data Digital

Pada penyimpanan dokumen berupa data digital, hal ini merupakan penyimpanan dokumen atau file berupa data komputer atau hasil scanning dari file data fisik.

Terdapat beberapa kelebihan dari penyimpanan dengan sistem data digital yang menjadi pertimbangan untuk memilih data digital sebagai pilihan. Kelebihan penyimpanan sistem data digital yakni :

1)      Sistem data digital memberikan kemudahan dalam proses penyimpanan, pencarian kembali dan penyajian informasi yang dibutuhkan. Kemudahan sistem data digital ini karena sebagian proses pengolahan data dapat dilakukan oleh sistem komputer.

2)      Ruang tempat penyimpanan data digital tidak membutuhkan banyak tempat. Ini karena data digital dapat disimpan pada hardisk, Removeable, dan juga dalam bentuk Compact Disk. Berbeda dengan data konvensional yang bila semakin ditambah datanya maka akan memerlukan banyak tempat penyimpanan.

3)      Data digital mudah dilakukan back-up file, karena back-up file dapat dilakukan pada setiap saat sesuai kebutuhan. Apabila terjadi kerusakan data maka data pada back-up yang masih tersimpan dapat dipergunakan kembali. Sedangkan jika pada data konvensional, apabila dilakukan back-up data akan berakibat penambahan ruang tempat penyimpanan data.

4)      Data digital juga mudah untuk dilakukan manajemen dan pengelolaan. Pada proses manejemen data digital sebagian proses dilakukan oleh sistem.

5)     Sistem data digital akan memberikan kemudahan akses terhadap data. Penggunaannya sangat fleksible dan distribusi data digital juga lebih mudah ketika diperlukan.