Makalah Dokumen Pengajuan Uang Tunai
PENGERTIAN DOKUMEN PENGAJUAN UANG
TUNAI
Pengertian dokumen menurut Louis Gottschalk
(1986:38) adalah sebagai berikut. Dokumen merupakan sumber tertulis bagi
informasi informasi sejarah sebagai kebalikan daripada kesaksian lisan,
artefak, peninggalan-peninggalan terlukis dan petilasan-petilasan arkeologis.
Dokumen diperuntukkan untuk surat-surat resmi dan suratsurat Negara seperti
surat perjanjian, undang-undang, hibah dan konsesi. Dokumen dalam arti luas
merupakan proses pembuktian yang didasarkan atas sumber jenis apapun, baik yang
bersifat tulisan, lisan, gambaran, atau arkeologis. Modul “ Dokumen Pengajuan
Uang Tunai” |
10 Pengertian dokumen menurut G.J Renier
(University Collage London, 1997:104) Dokumen dalam arti luas yaitu meliputi
semua sumber tertulis saja, baik tertulis maupun lisan. Dokumen dalam arti
sempit yaitu yang meliputi semua sumber tertulis saja. Dokumen dalam arti
spesifik yaitu hanya meliputi surat-surat resmi dan surat-surat Negara, seperti
surat perjanjian, undangundang, konsesi, hibah dan sebagainya. Dari pengertian
para ahli yang telah disebutkan di atas, pengertian dari dokumen itu sendiri
dapat disimpulkan sebagai berikut “Dokumen adalah segala benda yang berbentuk
barang, gambar, ataupun tulisan sebagai bukti dan dapat memberikan keterangan
yang penting dan absah.”
Modul “ Dokumen Pengajuan Uang
Tunai” | 11 Dokumen Pengajuan Uang Tunai Sudahkah Anda menuliskan pengertian
dari Dokumen Pengajuan Uang Tunai dengan menggunakan bahasa sendiri di dalam
kolom di atas? Sekarang bacalah uraian materi di bawah ini mengenai pengertian
Dokumen Pengajuan Uang Tunai, lalu bandingkanlah dengan pengertian yang telah
Anda tuliskan diatas. Dengan melihat uraian materi sebelumnya, yakni mengenai
pengertian dari dokumen, maka dapat kita dapat menuliskan pengertian Dokumen
Pengajuan Uang Tunai sebagai berikut. Dokumen pengajuan uang tunai merupakan
segala benda yang berbentuk barang, gambar, ataupun tulisan sebagai bukti dan
dapat memberikan keterangan yang penting dan absah mengenai hal yang berkaitan
dengan pengajuan uang tunai di dalam suatu organisasi atau instansi tertentu.
Pada umumnya, di dalam sebuah perusahaan memiliki kebutuhan uang tunai.
Meskipun saat ini semakin canggih dengan adanya uang elektrik (kartu kredit,
ATM, cek, deposito), namun keberadaan uang tunai masih diperlukan bagi
perusahaan, bahkan dianggap penting. Hal ini karena uang tunai dapat dengan
mudah langsung digunakan dalam segala kondisi, bahkan dalam kondisi mendesak
sekalipun. Inilah kelebihan dari bentuk uang tunai jika dibandingkan dengan
uang elektrik. Uang elektrik perlu proses terlebih dahulu sebelum dapat
digunakan sehingga tidak efisien dan efektif.
B. HUBUNGAN UANG TUNAI DENGAN KAS
KECIL Uang tunai di dalam perusahaan biasanya dialokasikan pada dana kas kecil.
Menurut Soemarso (2004) mendefinisikan dana kas kecil sebagai berikut:
“sejumlah uang tunai tertetnu yang disisihkan dalam perusahaan dan digunakan
untuk melayani pengeluaran-pengeluaran tertentu. Biasanya
pengeluaran-pengeluaran yang dilakukan melalui dana kas kecil adalah
pengeluaran yang jumlahnya tidak besar, pengeluaranpengeluaran lain dilakukan
dengan bank (dengan cek)”. Dari pendapat tersebut, dapat disimpulkan bahwa kas
kecil sangat penting untuk suatu perusahaan karena kas tersebut dapat digunakan
untuk mencatat Modul “ Dokumen Pengajuan Uang Tunai” |
12 pengeluaran-pengeluaran yang
jumlahnya relative kecil misalnya pengeluaran untuk alat tulis kantor, listrik,
telepon, fotocopy, dan sebagainya. Dalam konteks sederhana, kas kecil merupakan
uang tunai yang disediakan perusahaan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran
yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek atau
giro. Oleh sebab itu, dokumen pengajuan uang tunai berkaitan erat dengan kas
kecil yang terdapat pada sebuah perusahaan. Fungsi kas kecil adalah untuk menyediakan
transaksi-transaksi yang diperlukan oleh perusahaan, terutama untuk transaksi
yang tidak membutuhkan pengeluaran uang yang besar. Transakasi sendiri
mempunyai definisi yaitu kejadian atau suatu keadaan atau kondisi yang
mengakibatkan perubahan terhadap harta, hutang, dan modal perusahaan, sehingga
harus diproses mulai dari pencatatan sampai dengan disajikan dalam bentuk
laporan keuangan.
Jenis-jenis dokumen transaksi
keuangan antara lain terdiri atas kuitansi,cek, bilyet giro, faktur, nota
kontan, nota kredit atau debet, dan bukti memo.
1. Kuitansi Kuitansi adalah bukti
transaksi penerimaan uang untuk pembayaran sesuatu.Dengan demikian, kuitansi
dibuat dan ditandatangani oleh pihak yang menerima uang dan diserahkan kepada
pihak yang melakukan pembayaran. Bagi suatu perusahaan, kuitansi yang diterima
dari pihak lain merupakan bukti pembayaran kepada pihak yang bersangkutan,
sedangkan kuitansi yang diserahkan kepada pihak lain merupakan bukti penerimaan
uang dari pihak yang bersangkutan. Kuitansi sekurang-kurangnya harus dibuat
rangkap 2 (dua), yaitu: ·
Lembar pertama (asli) untuk diserahkan kepada pihakpembayar Modul “ Dokumen
Pengajuan Uang Tunai” | 13 ·
Lembar kedua (copy) digunakan sebagai bukti pembukuan Pada perusahaan yang
menyediakan sendiri “bukti peneriamaan kas” dan “bukti pengeluarankas”,
kuitansi yang diterima dari pihak lain dijadikan sebagai bukti pendukung
(lampiran) bukti pengeluaran kas. Kuitansi sebagai bukti penerimaan, harus
dibubuhi materai.Hal ini ditetapkan berdasarkan Undang-Undang Republik
Indonesia tentang Bea Materai. Pada saat buku ini disusun berlaku ketentuan
bahwa ketentuan bahwa kuitansi dengan jumlah uang di atas Rp 1.000.000,00 wajib
dibubuhi materai Rp 3.000,00.
2. Cek Cek adalah surat perintah
tidak bersyarat kepada bank untuk membayar sejumlah uang tertentu, pada waktu
surta tersebut disertakan kepada bank. Agar surat perintah itu berlaku sebagai
cek, maka isinya harus memenuhi syarat yang ditetapkan dalam undang-undang,
antara lain memuat perkataan “cek”. Lembaran cek terdiri atas dua bagian, yaitu
lembar utama untuk diserahkan kepada pihak lain sebagai alat pembayaran, dan
struk atau bonggol cek untuk dijadikan bukti tambahan yang disatukan dengan
kuitansi bukti pembayaran. Seperti halnya kuitansi, cek yang dipergunakan
seagai alat pembayaran harus dibubuhi materai yang ketentuannya sama dengan
ketentuan materai kuitansi. Petunjuk pengisian cek · Periksa apakah semua lembaran
cek dan potongannya telah diberi nomor; ·
Isi potongan cek terlebih dahulu ; ·
Bubuhkan tanggal pengisian; tanggal yang tercantum di cek tidak mundur; · Isi nama penerima dengan
jelas; · Isi
jumlah uangnya di tempat pengisiannya; jumlah ditulis dengan huruf dan angka;
Modul “ Dokumen Pengajuan Uang Tunai” | 14 ·
Buat garis pengaman pada semua tempat yang kosong; · Periksa apakah lembar cek telah
diberi stempel materai; ·
Cek ditandatangani oleh orang yang berhak melakukan penarikan; · Pada cek yang salah,
tulis kata “tidak berlaku/valid”. Demikian juga pada potongannya, dan jangan
dibuang karena merupakan bukti.
3. Bilyet Giro Bilyet giro adalah
surat perintah dari nasabah suatu bank kepada bank yang bersangkutan, untuk
memindah bukukan sejumlah uang dari rekeningnya ke rekening penerima yang
namanya disebut dalam bilyet giro, pada bank yang sama atau pada bank yang
lain. Dengan Ada beberapa jenis cek, salah satunya adalah cek mundur. DID YOU
KNOW? Cek mundur mempunyai potensi bahaya yang tinggi. Salah satu bahaya cek
mundur bagi penerima adalah akun bank yang mengeluarkan cek tersebut di tutup
atau tidak ada uang yang cukup di rekening tersebut pada tanggal pencairannya.
Cek mundur juga sering disalahgunakan oleh beberapa oknum perbankan. Cek mundur
dalam akutansi dikategorikan sebagai kas ketika cek tersebut di cairkan.
JENDELA INFORMASI Modul “ Dokumen Pengajuan
Uang Tunai” | 15 demikian, penerima bilyet giro tidak bisa menukarkan dengan
uang tunai kepada bank yang bersangkutan, tetapi hanya dapat menyetorkan bilyet
giro kepada bank sebagai tambahan simpanan pada rekeningnya.
4. Faktur Faktur adalah bukti
transaksi pembelian atau penjualan dengan pembayaran secara kredit.Faktur
dibuat oleh pihak penjual dan diserahkan kepada pembeli bersama-sama dengan
barang yang dijual. Bagi pihak pembeli, faktur yang diterima merupakan faktur
pembelian.Sementara bagi penjual, faktur yang dikirim kepada pembeli merupakan
faktur pembelian. Dalam faktur biasanya diinformasikan mengenai: Nama dan
alamat penjual; Nomor faktur; Nama dan alamat pembeli; Tanggal pesan; Tanggal
pengiriman; Syarat pembayaran dan keterangan mengenai barang seperti jenis
barang, kuantitas, harga satuan, dan jumlah harga.
5. Nota Kontan Nota kontan dipergunakan
sebagai bukti transaksi pembelian atau penjualan dengan pembayaran secara
tunai. Dalam nota kontan biasanya berisi informasi tentang: ü Nama perusahaan yang
mengeluarkan nota; ü
Nomor nota; ü
Tanggal transaksi; ü
Jenis barang; ü
Banyaknya (kuantum); ü
Harga satuan; ü
Jumlah harga.
6. Nota Kredit atau Debet Modul “ Dokumen
Pengajuan Uang Tunai” | 16 Nota kredit (credit memorandum) adalah bukti
transaksi penerimaan kembali barang yang telah dijual, atau bukti persetujuan
dari pihak penjual atas permohonan pembeli untuk pengurangan harga barang
karena sebagian barang rusak atau tidak sesuai dengan pesanan.Dalam hal ini,
nota kredit dibuat oleh pihak penjual.
7. Bukti Memo Bukti memo
merupakan bukti transaksi intern, seperti memo dari pejabat tertentu atau
pimpinan perusahaan kepada bagian akuntansi untuk melakukan pencatatan.
Misalnya: bukti memo untuk mencatat beban gaji yang masih harus dibayar pada
akhir periode, bukti memo untuk penarikan cek, bukti memo untuk mencatat
penyusutan harta tetap, dan sebagainya. C. Macam-macam Dokumen Pengajuan Uang
Tunai Dokumen pengajuan uang tunai biasa dalam bentuk formulir pengajuan dana
kas. Pengajuan uang tunai biasanya digunakan dalam Kas Kecil (Petty Cash)
memiliki form sebagai berikut : 1. Formulir pengajuan uang tunai 2. Formulir
penerimaan uang tunai 3. Formulir pengeluaran uang tunai Berikut adalah
penjelasan dari formulir atau dokumen-dokumen yang berkaitan dengan uang tunai:
1. Formulir Pengajuan Uang Tunai Form atau formulir pengajuan uang tunai atau
pengajuan uang/dana kas kecil memiliki bentuk sebagai berikut: Modul “ Dokumen
Pengajuan Uang Tunai” |
17 FORM PENGAJUAN DANA KAS KECIL Dana untuk
Bagian :
..................................................................................................
Periode Kas Kecil :
.................................s/d............................................................
Dana Awal kas Kecil : ..................................................................................................
Saldo :
...................................................................................................
Keterangan Jumlah Total Disetujui oleh :........................... Diterima
oleh :........................ Tanggal : .................................
Tanggal : ................................ Formulir pengajuan dana kas kecil
berisikan : a) Dana untuk bagian : diisi pengajuan uang untuk unit kerja
tertentu b) Periode kas kecil : diisi untuk periode tanggal bulan tahun
tertentu c) Dana awal kas kecil : diisi sejumlah uang tunai yang telah
ditentukan d) Saldo : jika memang ada uang yang tersisa periode yang lalu masih
tersisa maka diisi jika tidak ada ssaldo yang tersisa maka dikosongkan e) Kolom
keterangan : diisi pengajuan uang tunai digunakan untukapa f) Jumlah :
diisidengan jumlah uang tunai yang diajukan g) Total : jumlah keseluruhan uang
tunai yang diajukan h) Disetujui oleh : petugas di unit kerja yang berwenang
mengesahkan atau mengeluarkan pengajuan uang tunai Modul “ Dokumen Pengajuan
Uang Tunai” | 18 i) Diterima oleh : petugas administrasi keuangan yang
mengajukan pengajuan uang tunai Penggunaan formulir pengajuan uang tunai
digunakan jika uang tunai yang ada di dalam kas kecil sudah habis atau saldo
yang ada sudah menipis. Pengajuan uang tunai dilakukan oleh unit kerja tertentu
yang selanjut formulir ini diajukan atau diserahkan kebagian petugas
administrasi keuangan. 2. Formulir Penerimaan uang tunai Bentuk Formulir Bukti
Penerimaan uang tunai sebagai berikut : BUKTI PENERIMAAN KAS KECIL
Telahditerimadari: No. Voucher :………............... Tanggal : …………….........
Keterangan Jumlah Total DisetujuiOleh : ……… Diserahkanoleh :
………DiterimaOleh:…………. Formulir bukti penerimaan uang tunai berisikan : a) Telah
diterima dari : diisi dengan dari unit kerja mana uang tunai diterima biasanya
ditulis dari bagian keuangan b) No Voucher : diisi berdasarkan nomor urut,
tanggal, kode transaksi, bulan dalam bentuk romawi dan tahun contoh
001/KM/ADM.KEU/V/2015 c) Tanggal diisi dengan tanggal transaksi d) Keterangan
diisi dengan penggunaan uang tunai Modul “ Dokumen Pengajuan Uang Tunai” | 19
e) Jumlah diisi dengan jumlah uang tunai yang diterima f) Disetujui
ditandatangani oleh pejabat yang berwenang mensyahkan jumlah uang tunai yang
dterima g) Diserahkan oleh ditandatangani oleh petugas administrasi keuangan
yang mengeluarkan sejumlah uang yang telah disetujui h) Diterima oleh
ditandatangani oleh unit kerja yang mengajukan pengajuan uang tunai Bukti
penerimaan uang kas digunakan untuk sebagai bukti penerimaan uang tunai yang
diajukan sebagai bukti bahwa sejumlah uang tunai telah diterima. 3. Formulir
Bukti Pengeluaran Uang Tunai Bentuk Pengeluaran Uang Tunai sebagai berikut:
BUKTI PENGELUARAN KAS KECIL Dibayarkankepada : No. Voucher :………… Tanggal :
……………… Keterangan Jumlah Total DisetujuiOleh : ……. Diterimaoleh : ……… Formulir
bukti pengeluaran uang tunai berisikan : a) Dibayarkan kepada : diisi dengan
dari unit kerja mana uang tunai dibayarkan b) 2. No Voucher : diisi berdasarkan
nomor urut, tanggal, kode transaksi, bulan dalam bentuk romawi dan tahun contoh
001/KK/ADM.KEU/V/2015 c) Tanggal diisi dengan tanggal transaksi d) Keterangan
diisi dengan penggunaan uang tunai Modul “ Dokumen Pengajuan Uang Tunai” | 20
e) Jumlah diisi dengan jumlah uang tunai yang dikeluarkan f) Disetujui
ditandatangani oleh pejabat yang berwenang mensyahkan jumlah uang tunai yang
dibayarkan g) Diserahkan oleh ditandatangani oleh petugas administrasi keuangan
yang mengeluarkan sejumlah uang yang telah disetujui h) Diterima oleh
ditandatangani oleh unit kerja yang mengajukan pengajuan uang tunai Bukti
pengeluaran uang tunai digunakan untuk sebagai bukti pengeluaran uang tunai
atau kas yang diajukan sebagai bukti bahwa sejumlah uang tunai telah
dikeluarkan. Modul “ Dokumen Pengajuan Uang Tunai” |
21
RANGKUMAN Ø Dokumen pengajuan uang tunai
merupakan segala benda yang berbentuk barang, gambar, ataupun tulisan sebagai
bukti dan dapat memberikan keterangan yang penting dan absah mengenai hal yang
berkaitan dengan pengajuan uang tunai di dalam suatu organisasi atau instansi
tertentu. Ø
Pengajuan uang tunai dalam sebuah perusahaan termasuk ke dalam konsep kas
kecil, sehingga dokumen yang dibutuhkan dalam pengajuan uang tunai dibutuhkan
pula dalam kas kecil. Ø
Jenis-jenis dokumen transaksi keuangan antara lain terdiri atas kuitansi,cek,
bilyet giro, faktur, nota kontan, nota kredit atau debet, dan bukti memo. Ø Dokumen yang terkait
dengan pengajuan uang tunai meliputi dokumen pengajuan uang tunai, dokumen
penerimaan uang tunai, dan dokumen pengeluaran uang tunai.
Comments
Post a Comment